Buchhaltung und Rechnungswesen für kleine Unternehmen 101 für E-Commerce

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Unabhängig davon, ob Sie diesen Aspekt Ihres Geschäfts auslagern oder die Sache eher in Eigenregie angehen möchten, gibt es ein paar Dinge, die Sie bei der Buchführung und Rechnungslegung in Kleinunternehmen beachten müssen.

Von der Einrichtung eines Geschäftsbankkontos bis zur Vorbereitung auf die Steuersaison: Wenn Sie die Grundlagen der finanziellen Seite Ihres Unternehmens kennen, kann Ihnen das Leben viel leichter fallen. stressig – und kann auch Ihnen helfen, Ihr Geschäft zu optimieren.

Einrichten eines Geschäftsbankkontos

Die Einrichtung eines separaten Geschäftsbankkontos ist der allererste Schritt in Richtung stressfreien Buchhaltung für Ihr kleines Unternehmen.

Es macht es nicht nur viel einfacher, den Überblick zu behalten, geschäftsbezogen Ausgaben, aber wenn Sie kein Einzelunternehmer sind (also eine GmbH, Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft usw.), sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein eigenes Geschäftsbankkonto zu haben.

Es ist eine gute Idee, zwei Arten von Konten zu haben:

Überprüfung: für Geschäftsausgaben wie Inventar, Reise- und Versandkosten, Verpackungsmaterial, usw.
Ersparnis: Für das Aufsparen von Gewinnen und einen Prozentsatz Ihrer Einnahmen für Steuer Zeit.

Wenn Sie eine Bank für Ihr Unternehmen auswählen, sollten Sie sich unbedingt über die unterschiedlichen Gebührenstrukturen, Kontostandanforderungen und, aus praktischen Gründen, die Nähe zu Ihrem Wohnort informieren. Einige staatliche Banken bieten kostenlose Geschäftsbankkonten, aber lesen Sie unbedingt das Kleingedruckte.

Denken Sie auch an die Integration. Wenn Sie Ihre Geschäftskonten mit einer Buchhaltungssoftware verknüpfen möchten, sollten Sie wissen, dass einige kleinere, lokale Banken diese Tools nicht integrieren können.

Vergewissern Sie sich vor Ihrem Gang zur Bank, dass Sie die erforderlichen Unterlagen bei sich haben, beispielsweise:

etablierter Firmenname
Steuer ID
Personalausweis.

Verfolgen Sie Ihre Ausgaben

Als nächstes sollten Sie festlegen, wie Sie Ihre Geschäftsausgaben dokumentieren. Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Margen genau im Auge zu behalten und Kosten – und es macht auch die Steuerzeit viel einfacher.

Dazu gehört auch, dass Sie Ihre Quittungen und Rechnungen geordnet aufbewahren. Bewahren Sie unbedingt Quittungen auf von:

Bürokosten: wie viel Prozent Ihres Hauses Sie geschäftlich nutzen oder, falls Sie ein externes Büro haben, Belege für diese Ausgaben
Kilometergeld bzw. Fahrzeugkosten: Sie können die jährliche Kilometerleistung, die Sie mit Ihrem Auto für Geschäftsreisen zurücklegen, absetzen (Sie erhalten eine staatlich vorgeschrieben Rate), oder Sie können einen Prozentsatz Ihrer gesamten jährlichen Fahrzeugkosten (wie Ölwechsel, Benzin usw.) abziehen.
Reisen: Hotel-, Verpflegungs- und Transportkosten aus Ihrer Geschäftsreise
Verpflegung/Unterhaltung: Geschäftstreffen zum Mittagessen, für Beispiel – nur vermerken Sie auf der Rückseite unbedingt, mit wem Sie sich getroffen haben.

Dokumentation ist unerlässlich für eine zuverlässige Ausgabenverfolgung. Ob Sie einfache Ordner verwenden, um Ihre Belege zusammen aufzubewahren, oder eine Online-Lösung wie Expensify, achten Sie darauf, dass Sie Ihre Quittungen immer geordnet aufbewahren. Wenn Sie jemals vom IRS geprüft werden, werden sie Ihre detaillierten Unterlagen sehen wollen.

Bildquelle: Expensify

Um diesen Prozess ein wenig zu vereinfachen, können Sie einige proaktive Schritte zur Dokumentation und Speicherung unternehmen. Beachten Sie die folgenden Tipps:

Führen Sie ein Fahrtenbuch in Ihrem Auto, damit Sie die zurückgelegten Kilometer (und Ihr Ziel) sofort dokumentieren können. Ein einfacher Monatsplaner eignet sich hierfür gut.
Bewahren Sie in Ihrem Auto oder Ihrer Reisetasche einen kleinen Aktenordner mit gekennzeichneten Abschnitten für verschiedene Arten von Quittungen auf. Dies verringert das Risiko, dass sie während der Reise beschädigt werden oder verloren gehen.
Vergleichen Sie einmal im Monat die Summe Ihrer Quittungen mit Ihrem Kontoauszug, um sicherzustellen, dass keine Unstimmigkeiten vorliegen.

Wenn Sie diese Schritte zur genauen Führung von Aufzeichnungen, Sie erleichtern sich (oder Ihrem Buchhalter) die Zusammenstellung makelloser, fehlerfrei Bücher.

Buchhaltung

Lassen Sie uns als nächstes über die Buchhaltung sprechen.

Buchhaltung ist der tägliche Prozess der Aufzeichnung von Geschäftsausgaben und Transaktionen und deren Abgleich mit Bankauszügen. Im Gegensatz zur Buchhaltung, bei der die Zahlen zur Analyse aus einer verkleinerten Perspektive betrachtet werden, geht es bei diesem Teil des Prozesses darum, eine korrekte Dokumentation sicherzustellen.

Sie können das Problem auf verschiedene Weise angehen:

Arbeiten Sie mit a lokaler Buchhalter/Rechnungsprüferder das für Sie erledigt.
DIY-Ansatz, d. h. die Verwendung einer Tabellenkalkulation oder cloud-basierten Lösung wie Wave.

Die richtige Option für Sie hängt von Ihrer Bandbreite und Ihren Fähigkeiten ab. Wenn Sie von diesem Aspekt Ihres Geschäfts eingeschüchtert sind oder einfach keine Zeit haben, sich damit zu beschäftigen, Buchhaltungsbezogen Aufgaben, die Auslagerung dieser Arbeit an einen Profi hilft sicherzustellen, dass Sie nicht in Hektik geraten, wenn die Steuerzeit kommt. Wenn Sie sich wohl dabei fühlen, die Führung bei den Zahlen zu übernehmen, sind hier einige Grundlagen, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Bücher beachten sollten:

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: Was Kunden Ihnen schulden und was Sie anderen schulden
Einnahmen und Ausgaben: Alle Transaktionen, einschließlich Verkäufe und mit der Geschäftsabwicklung verbundene Kosten
Inventar: Detaillierte Aufschlüsselung der Lagermengen, Einkaufsdaten, Verkaufsdaten usw.

Es ist wichtig, Ihre Bücher so genau wie möglich zu halten und auf dem neusten Stand wie möglich, da diese Zahlen Ihnen helfen, fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Ihre Steueranforderungen verstehen

Für viele Kleinunternehmer ist die Steuerseite des Unternehmens kann ziemlich einschüchternd sein. Aber mit dem richtigen Maß an Ersparnissen und sorgfältiger Buchführung kann es eigentlich ganz einfach sein.

NB: Selbstständiger Crowd (Einzelunternehmer, LLCs und Partnerschaften) geben Sie in Ihrer persönlichen Steuererklärung das Geschäftseinkommen an. Kapitalgesellschaften unterscheiden sich darin, dass sie als separate Einheiten fungieren, sodass die Einreichungsanforderungen etwas anders sind.

Wenn Sie mehr als 1,000 US-Dollar pro Jahr verdienen, müssen Sie vierteljährlich geschätzte Steuerzahlungen leisten. Um Ihre vierteljährlichen Zahlungen zu berechnen, ist es eine gute Idee, die Einreichungen des letzten Jahres als Leitfaden heranzuziehen, wenn Ihr Unternehmen gleich geblieben ist. Wenn nicht, sollten Sie Ihr erwartetes Einkommen abzüglich der Abzüge für das Jahr schätzen. Wenn Sie in den USA sind, füllen Sie eine 1040-ES Arbeitsblatt.

Insgesamt sollten Sie planen, einen Teil Ihres Einkommens beiseite zu legen für Steuerzeit.

Wie viel? Ein sicherer Bereich ist 30-40 %, entsprechend der Wall Street Journal. Es ist besser, mehr zu sparen, als Sie benötigen, als bei der Steuererklärung mühsam den Betrag aufbringen zu müssen, den Sie schulden.

Kennzahlen überwachen

Während Sie Ihre Buchhaltungsarbeit erledigen, möchten Sie einige Analysen durchführen, um wichtige Zahlen zu überwachen und nach Trends und Mustern zu suchen, die Ihnen helfen können, Ihr Geschäft zu verbessern. Einige wichtige Leistungsindikatoren, die Sie im Auge behalten sollten, sind:

Bruttomargen: Dieser Prozentsatz hilft Ihnen dabei, Ihre Margen zu überwachen und einen genauen Überblick darüber zu erhalten, wie viel Sie tatsächlich mit Ihren Produkten verdienen. Um die Bruttomarge zu berechnen, verwenden Sie die folgende Formel: Bruttomarge (%) = (Umsatz – Kosten der verkauften Waren) / Umsatz

Monatsumsatz: Suchen Sie nach Mustern, die Ihnen helfen, ruhige und arbeitsreiche Monate zu erkennen. Nutzen Sie diese Daten für Ihre Marketing- und Werbestrategie.

Marketing-ROI: Behalten Sie den Return on Investment Ihrer verschiedenen Marketingbemühungen im Auge, um herauszufinden, welche Kanäle und Plattformen die besten Ergebnisse erzielen. Geben Sie in Zukunft mehr für die Kanäle aus, die die höchsten Renditen erzielen, und eliminieren Sie die Leistungsschwache.

Die gute Nachricht ist, dass Ecwid detaillierte Verkaufsberichte in die Plattform integriert, wie Sie unten sehen können:

Denken Sie daran: Zahlen lügen nicht. Nutzen Sie diese Kennzahlen, wenn Sie evaluieren, welche Produkte Sie auffüllen, Preiserhöhungen, Versand-/Verpackungskosten und mehr.

Buchhaltung und Rechnungswesen für kleine Unternehmen: Einfacher als Sie denken

Mit den richtigen Finanzinformationen und einem hervorragenden Produkt können Sie in kürzester Zeit ein florierendes kleines Unternehmen aufbauen. Wenn Sie die Aufzeichnungen Ob Sie die Arbeit selbst erledigen oder an einen Experten auslagern, behalten Sie die wichtigsten Zahlen und Berichte im Auge, die Ihnen helfen, die Leistung Ihres Betriebs zu verstehen.

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Online verkaufen Unternehmensfinanzierung

2. April 2020

Über den Autor

Aniqa, CFO bei Ecwid, hat Unternehmen dabei geholfen, gewünschte finanzielle und geschäftliche Ziele zu erreichen, wobei der Schwerpunkt auf Compliance und operativer Exzellenz lag. Außerhalb der Arbeit liebt sie Innenarchitektur und Reisen um die Welt.