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The Science of Contacting Suppliers and Manufacturers as a Business

20 min read

Your first email to a supplier or manufacturer lays the groundwork for strong relationships with your small business distributor. It is all about making a good first impression and showing you are serious about working with them. But how do you do that?

Delve into this article on contacting suppliers that align with your business model. Als Bonus, we’ll share a prompt you can use in your preferred AI text-generation tool to craft a professional email that will get a response.

Quick Answer to Contacting Small Business Distributors

einige bieten noch mehr Anpassungsmöglichkeiten;einige bieten noch mehr Anpassungsmöglichkeiten? Here’s a quick summary of the key points.

Suppliers are business owners too, seeking more sales, weniger Risiko, und zuverlässige Zahlungen, just like you. Die Risikobereitschaft für Lieferanten hängt von vier Dinge:

  • Die Größe des Auftrages in US-Dollar
  • Die vergangene Beziehung mit dem Käufer
  • Die Zahlungsbedingungen für den Auftrag (Abschlagszahlung entspricht geringeres Risiko)
  • Die Größe, Ruf, und die Schwere des Käufers.

Für new businesses, Lieferanten an Bord bekommen ist einfach eine Frage der ihr Risiko zu reduzieren. Der einfachste Weg, dies zu tun ist, indem sie im Voraus zu bezahlen. Suppliers are primarily concerned with timely payments rather than the scale or longevity of your business.

Neben Vorauszahlung, Sie können auch Ihre Legitimität zeigen, indem sie:

  • Mit Hilfe einer Firma E-Mail-Adresse („Yourname@website.com“ anstelle von „yourname@yahoo.com“)
  • Mit einer Website. Betrachten Instant Site to have it up and running fast
  • Registering your business and obtaining the required tax identification numbers
  • Using a professional tone in your emails
  • Wissen was du willst. Sein ahnungslos ist ein deutliches Zeichen für einen Amateur-Unternehmer.

Experienced business owners may wish to highlight their industry expertise and track record. If this resonates with you, consider sharing references to showcase your capabilities, zum Beispiel:

  • Displaying any awards or recognition received within your industry
  • Providing testimonials from satisfied partners (such as other manufacturers or suppliers)
  • Sharing statistics or data that demonstrate the effectiveness of your business.

Identifying Key Small Business Distributors

Let’s identify the different players within the realm of small business distributors.

Wholesale suppliers are companies that sell products in bulk to other businesses rather than individual consumers. Such small business distributors often offer discounted prices and require a minimum order quantity.

Hersteller are the ones responsible for creating the products being sold by wholesale suppliers. They may also have their own online store or physical store selling directly to consumers. They can also act as small business distributors, selling their products to other businesses.

Dropshippers are similar to wholesalers, but they do not hold inventory. Statt, they fulfill orders on behalf of retailers and ship directly to customers. They also can act as small business distributors, selling products to other businesses at discounted prices.

Now that you know who the main small business distributors are, let’s dive into how you can effectively work with them as a small business owner.

How to Approach Wholesale Suppliers

Im Großhandelsmodell, you buy products from a large supplier at low rates and then sell them to customers at retail rates. Wholesalers might carry a single product type (wie Socken) oder eine Reihe von Produkten verschiedener Marken.

The wholesaler’s risk is almost non-existent since you are paying upfront for the product.

For some wholesalers, it doesn’t matter whether you have a great website or no website. Solange der Verkäufer bezahlt wird, they’ll happily work with you.

In der Tat, eine Reihe von Großhändlern arbeitet sogar Online-Shops. Sie können aus diesen Geschäften kaufen wie Sie es von Amazon kaufen würden.

The shopping process is the same as any ecommerce store. Sie können das Produkt in den Warenkorb legen, enter your shipping details, and make the payment. Your business details may not even be requested.

Allerdings, nicht arbeitet jeder Großhändler auf die gleiche Weise. Einige betreiben eine kundenorientierten Website, wo Sie begrenzte Mengen bestellen (as low as one item) zu Einzelhandelspreisen. Um Großhandel Preise, Sie haben ein „Großhandel“ Konto erstellen. Dies erfordert häufig Ihre Übermittlung von Steuerinformationen.

Zum Beispiel, Shadow Shifter, a US manufacturer, requires you to have to create a wholesale account to get wholesale prices. Sie können auch kleinere Mengen kaufen, aber Sie werden die Einzelhandelspreise dafür bezahlen müssen.

Shadow Shifter, ein T-Shirt Großhändler, requires sales tax documents to access wholesale pricing

You need a sales tax document to create a wholesale account at Shadow Shifter. Allerdings, such requirements will vary from supplier to supplier and country to country. Fragen Sie Ihr Land lokale Steuergesetze, wie eine Steuernummer zu erhalten.

Some wholesalers don’t offer online ordering, and only a few provide their best rates and sales terms online. In solchen Fällen, Sie haben mit Großhändlern direkt zu kommunizieren und einen Deal schlagen. Hier ist, wie es zu tun.

1. Make a List of Wholesale Suppliers

Step one is to find several target wholesalers. In den USA, Sie können Websites verwenden wie WholesaleCentral und TopTenWholesale to find wholesale suppliers.

You can also use Trade Show News Network’s search to find Fachmessen and visit suppliers in person during the events.

2. Filter Reliable Suppliers

Before you start communicating with wholesalers, bewerten, ob sie Ihre Anforderungen und Standards passen:

  • Check whether they have the products you want
  • Check to see if they’ve mentioned their minimum order quantities (MOQ) und Preise. They’re usually negotiable, obwohl
  • Überprüfen Sie ihre Bewertungen auf Better Business Bureau or similar platforms by searching for the company name (für uns, Kanada, or Mexico-based businesses)
  • Google ihre Firmennamen für Betrug Berichte zu überprüfen, Bewertungen, and comments from existing customers.

Once you are fairly certain you’re dealing with a reputable company, fahren Sie mit dem nächsten Schritt.

3. Communicate Your Requirements to a Supplier

This is where most new entrepreneurs hesitate, vor allem, wenn sie nicht über eine Website oder Speicher haben.

The key is exuding confidence. It shines through the length, Ton, und der Inhalt Ihrer Kommunikation. Ensure your messages are concise and precise, demonstrating your clarity of purpose.

Es gibt ein paar Taktiken, die Sie verwenden können, um E-Mails überzeugender zu machen:

  • Auftragsvolumen: Großhändler sind ein Volumengeschäft. The higher the volume you buy, desto mehr Verhandlungsmacht haben Sie. Ask for prices for a range of order quantities (sagen, 100-10,000).
  • E-Mail nicht selbst: Die meisten größeren Einzelhandelsunternehmen haben Einkäufern Beschaffung zu handhaben. Ihre E-Mail, identifizieren Sie sich als „Kauf-Manager“ oder „Kauf-Agent“ statt „Gründer / CEO“.
  • Verwenden Sie eine Firma E-Mail-Adresse: Even if you don’t have a website yet, you can still get a custom business email address at your own domain (like “FirstName@company.com”) Nutzung von Dienstleistungen wie Google Workspace.

Einmal haben Sie die Informationen, die Sie brauchen, Sie können für bessere Bedingungen wie Net-30 Zahlungen verhandeln (also, Bezahlung von Waren nach 30 Tage nach Erhalt) oder niedrigere Preise für höhere Auftragsvolumen.

Großhändler bieten manchmal als Transportdienste Tropfen gut. Im nächsten Abschnitt, we’ll show you how to deal with them.

Prompt for Writing a Compelling Email to a Manufacturer

To make writing an email to a manufacturer easier, here is the prompt you can use in your preferred AI text generation tool:

Act as a small business owner. Compose a professional email to a supplier expressing interest in procuring some products they have to offer. The email should begin with a brief introduction of your business [Firmenname] as well as your position, followed by a request for information on the availability and pricing of a select product [Artikel]. Be sure to ask about minimum order quantities, manufacturing lead times, and delivery schedules for the products mentioned, ensuring that the tone of the email remains professional and concise. Highlight your interest in establishing a lasting business relationship with the supplier and that you will be grateful for any useful information they can extend.

Here’s an example of what you can get with this prompt:

Use it as a template for your emails and customize it as needed.

How to Approach Dropshipping Suppliers

Dropshipping ist, wenn Sie fungieren als Retail-Arm eines Hersteller oder Großhändler. Statt Kauf und Einlagern der Produkte selbst, you only sell them to customers. Your dropshipping partner takes care of fulfilling the order, in der Regel unter dem eigenen Markennamen.

Auf dem Papier, the higher involvement of drop shippers means higher requirements from retailers. In der Realität, der intensive Wettbewerb unter den Rückgang Versender bedeutet, dass Drop-Versendern schwer zu kämpfen haben über Einzelhändler zu gewinnen.

Dieser intensive Wettbewerb hat zu einer Zersplitterung des Marktes in zwei Kategorien geführt. Dies bringt uns zu der ersten Spitze.

1. Understand Who You’re Dealing with

Zu den Optionen gehören Drop-Shipping-Aggregatoren und Großhandel Drop Verlader.

Dropshipping aggregators are websites that give you access to hundreds of dropshipping suppliers from a single platform. Beispiele beinhalten Syncee, Spocket, Sup Dropshipping, Zeit, SaleHoo, etc.

Diese Aggregatoren in der Regel eine Gebühr im Voraus berechnen die Anbieter für den Zugriff auf. Sie bieten auch Plugins und APIs problemlos Produkte in den Shop importieren.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie über den Umgang mit Drop-Shipping-Aggregatoren wissen müssen:

  • Einfaches Sign-up: Aggregators are easy to sign up with and require only an email. Sie müssen nicht ein Geschäft haben, website, or even a business email to get started.
  • Höhere Preise: Da kann man nicht mit einzelnen Lieferanten verhandeln, Sie werden den Festpreis angeboten vom Aggregator zahlen müssen. This usually means higher prices and, so, niedrigere Gewinnmargen.
  • Monatliche Gebühr: Die meisten Aggregatoren eine monatliche Gebühr. This can eat into your margins if you’re just starting.

Dropshipping-Aggregatoren sind eine einfache Möglichkeit, zu verkaufen zu beginnen. Allerdings, they should only be used as a stop-gap approach. Once you have a proper store and a sales history, es ist besser, einzelne Tropfen Versendern zu nähern und bessere Angebote.

Wholesale drop shippers are wholesalers offering drop shipping services to a select few retailers. The vast majority of drop shippers fall in this category. They usually cover a single product type, such as knives or sports gear.

mit diesen Tropfen Versender zu arbeiten, Sie werden einen Großhandel Konto erstellen müssen und geben Sie Ihre Geschäftsinformationen. You only access the catalog after the drop shipper approves your account.

Die meisten kleinen Zeit Drop Versendern tun dies einmalige Schnäppchenjäger zu entmutigen. Einige Tropfen Versendern wie MagnumTuning even mention this on their website:

MagnumTuning bedarf der Genehmigung für jede Anwendung Rabatt Käufer abzuschrecken

Many drop shippers will happily waive off approval requirements if you place a large initial order or send them deposit money. Verkäufer Genehmigung oder Umsatzsteuer-Zahl ist auch hilfreich.

Während der Anmeldeprozess ist schwieriger, Sie bekommen viel bessere Preise als Versand Aggregatoren fallen.

In some industries, such as print-on-demand, Drop-Versender haben leichte Anforderungen. Zum Beispiel, Printful gibt freien Zugang zu jedem Einzelhändler unabhängig von Volumen (und integriert mit Ecwid.)

Printful

Produkttypen können Sie Schiff mit Ecwid und Printful fallen

Wenn Sie mit Ecwid, Sie können die Verwendung WholesaleB2B App-Integration mit Drop-Versendern zu erleichtern. Oder, check out other Dropshipping-Dienste that can be integrated with your Ecwid store.

2. Ask the Right Questions

Hier sind ein paar Fragen, die Sie an die E-Mail-Vorlage hinzufügen können oben angezeigt, wenn Sie einen Potentialabfall Versender kontaktieren:

  • Was sind Ihre Versandkosten und Politik?
  • Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?
  • Haben Sie eine API oder automatisierte Verfahren bieten neue Bestellungen aufgeben?
  • Welche Marke wird die Bestellung versandt unter?
  • Wird Ihr (der Rückgang Versenders) Name steht auf der Verpackung?
  • How long does processing and shipping an order to {Ihr Primärmarkt} take?
  • Kann ich Ihre Produktbilder und Beschreibungen auf meiner Website verwenden?
  • Welche Art von Steuerinformationen und Genehmigungen sind Sie von den Einzelhändlern verlangen?
  • Was ist Ihre Politik für die Produkte beschädigt und zurück?

In addition to wholesalers and drop shippers, sourcing products directly from manufacturers is also a viable option.

Wie Approach Hersteller

Die Hersteller sind Unternehmen, die können:

  • Helfen Sie Ihre eigenen Produkte zu machen, oder
  • Verkaufen Sie ihre hergestellten Produkte zu Großhandelspreisen.

Manufacturers differ from wholesalers and drop shippers because they have high order requirements and significantly lower prices. Da jeder Auftrag von Grund auf wird, die meisten Hersteller verlangen eine Vorauszahlung, die Herstellungskosten zu decken.

Die Abschlagszahlung bedeutet, dass die meisten Hersteller sind sehr flexibel in denen sie arbeiten mit. The nature of manufacturing also attracts many entrepreneurs trying out new ideas who might not have websites or sales.

Als Ergebnis, most manufacturers are easy to work with if you meet their minimum order requirements.

Es gibt ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, wenn sie nähern.

1. Ask about MOQ and Deposit

Die Herstellungskosten sinken, wie die Lautstärke erhöht. MOQ, minimum order quantity, is one of the most essential metrics when dealing with manufacturers.

Informieren Sie sich über die MOQ des Herstellers in der ersten E-Mail senden Sie sie. Don’t waste time dealing with a manufacturer with a higher MOQ than your requirements.

When browsing Alibaba, one of the most popular B2B ecommerce platforms for global trade, you’ll notice manufacturers typically display their minimum order quantity directly on their profile.

Most manufacturers on Alibaba will show their MOQ on the product page

Some manufacturers might be wary of dealing with new businesses only interested in the minimum possible order volume. Um dieses problem zu vermeiden, ask for prices for various order volumes (sagen, MOQ 50,000 Einheiten).

Zusätzlich, ask about the initial deposit the manufacturer needs to initiate production, including details on the refund procedure in case of disputes.

2. Ask about Manufacturing Capacity, Versand, and Packaging

Manufacturing capacity means the maximum amount of products a manufacturer can produce in a given time period. This is an important factor to consider when choosing a supplier, as it will affect lead times and production timelines.

Inquire about the shipping options available from the manufacturer. Je nach Ihren Bedürfnissen, you may want to choose between air or sea freight, or even expedited shipping for urgent orders.

Packaging is another crucial aspect to discuss with potential suppliers. Make sure to ask about their standard packaging options and if they offer custom packaging at an additional cost. It’s also important to clarify who is responsible for packaging and labeling the products before shipment.

Include the following questions in your email:

  • Die Anzahl der Stücke können sie an einem Tag herstellen
  • Wo werden die Produkte aus versendet / verschifft
  • Erwartete Lieferzeit und Träger verwendet
  • What kind of packaging do they use
  • jede Anpassung (auf der Verpackung oder Produkt) angeboten
  • Extra value-added services (wie Amazon FBA Verkauf) angeboten.

3. Ask for Samples

A reputable business always requests product samples before selecting a manufacturer. Ihre E-Mail, make sure to ask for a product sample. This will not only help you evaluate the manufacturer but also show that you are serious about the business.

4. Ask for Details about the Company and the Factory

When considering a manufacturer, gather as much information about the company and its factory. This will give you a better understanding of their capabilities, quality control processes, and overall reputation.

Some questions to include in your email are:

  • How long has the company been in business?
  • What is the size of their factory and production capacity?
  • Do they have any certifications or audits?
  • Can they provide references from previous clients?
  • What steps do they take for quality control during production?

It’s also worth mentioning that conducting a virtual factory tour can give you even more insight into the manufacturing process and its facilities. This may not always be possible, but it can be a valuable step if feasible.

Another crucial factor to consider is communication. Ask how often they will update your product’s production status and how quickly they respond to inquiries or concerns.

Um zusammenzufassen

Thorough research and clear communication are vital to selecting a small business distributor. As you continue your search, keep the questions above in mind, and don’t hesitate to ask potential partners for clarification or further information.

Whether you are looking for a wholesale supplier, a dropship supplier, or a manufacturer, trust is paramount in any business relationship. Show that you are a legitimate and professional business owner, and you’ll be able to build trust with your partners and increase the chances of successful collaborations. This opens the door to lasting partnerships and exciting growth opportunities for your business.

 

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Über den Autor

Jesse ist der Marketing Manager bei Ecwid und hat im E-Commerce und Internet-Marketing seit 2006. Er hat Erfahrung mit PPC, SEO, Conversion-Optimierung und Liebe mit Unternehmern zu arbeiten, um ihre Träume Wirklichkeit werden zu lassen.

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