Small Business Boekhouding en administratie 101 voor E-commerce

Posted 4 jaar ago door Aniqa Hijazi, Ecwid Team

Ongeacht of u besluit tot het uitbesteden van dit aspect van uw bedrijf of een meer DIY aanpak, er zijn een paar dingen waar je op moet letten als het gaat om kleine zakelijke boekhouding en administratie.

Vanaf de oprichting van een zakelijke bankrekening van de voorbereiding op de belasting van het seizoen, het kennen van de basisprincipes rond de financiële kant van uw bedrijf kan uw leven een stuk minder stressvol en kan u helpen bij het optimaliseren van uw business, te.

Het opzetten van een Zakelijke bankrekening

Het opzetten van een aparte zakelijke bankrekening is de eerste stap naar een zorgeloze boekhouding voor uw bedrijf.

Niet alleen is het veel gemakkelijker om bij te houden van uw zakelijke uitgaven, maar als je een zakelijke entiteit, andere dan een eenmanszaak (betekenis LLC, corporation, partnerschap, enz.) u bent wettelijk verplicht om een speciale zakelijke bankrekening.

Het is een goed idee om twee soorten accounts:

Controleren: Voor zakelijke kosten like inventory, reizen, verzendkosten, packaging supplies, enz.
Besparingen: Voor verstoppen winst en een percentage van uw winst voor belasting tijd.

Bij het kiezen van een bank voor uw bedrijf, zorg ervoor dat het onderzoeken van hun verschillende structuren vergoeding, balans-eisen, en, voor het gemak, de nabijheid van waar je woont. In sommige staten en banken bieden gratis zakelijke bankrekeningen, maar zorg ervoor dat de kleine lettertjes te lezen.

Houd ook in gedachten integratie. Als je gaat om de koppeling van uw zakelijke accounts aan een accounting software, weet dat sommige kleinere, lokale banken hebben niet de mogelijkheid om te integreren met deze tools.

Voordat u naar de bank, zorg ervoor dat u over de vereiste documentatie met u, zoals je:

de gevestigde naam van de zaak
belasting-ID
persoonlijke identificatie.

Het Bijhouden Van Uw Uitgaven

Volgende, je wilt bepalen hoe u document uw zakelijke uitgaven. This will help you keep a close eye on your margins and costs–and it makes tax time a whole lot easier, te.

Deel dit betekent dat het houden van uw ontvangsten en facturen georganiseerd. Zorg ervoor dat de ontvangsten kosten van:

Kantoorkosten: what percentage of your home you use for business, of als u een externe office, de ontvangsten in verband met die kosten
Kilometerstand of Voertuig kosten: U kunt aftrekken van de jaarlijkse kilometers die u op uw auto voor zakelijke reizen (u krijgt een state-opdracht tarief), of u kunt aftrekken van een percentage van uw totale jaarlijkse kosten van het voertuig (zoals het verversen van olie, gas, enz.)
Reizen: Hotels, voedsel, en de kosten voor het vervoer van uw zakelijke reizen
Maaltijden/Entertainment: Business meetings for lunch, for example–just be sure to note who you met with on the back.

Documentatie is essentieel voor een betrouwbare kosten-tracking. Of u nu met behulp van eenvoudige mappen om uw bonnen samen of een online oplossing, zoals Expensify, zorg ervoor dat u altijd uw ontvangsten georganiseerd. Als je ooit gecontroleerd door de IRS, ze wilt zien uw gedetailleerde papieren spoor.

Bron afbeelding: Expensify

Om dit proces wat eenvoudiger, kunt u een aantal proactieve stappen voor documentatie en opslag. Overweeg de volgende tips:

Houd een aantal kilometers log in op uw auto, zodat u kunt document km afgelegd (en uw bestemming) meteen. Een eenvoudige maandelijkse planner werkt goed voor dit.
Houd een kleine accordeon map in uw auto of op reis tas met vakjes voor verschillende soorten ontvangsten. Dit vermindert het risico van hen krijgen beschadigd of verloren is tijdens de reis.
Eenmaal per maand,, controleer uw ontvangst totalen tegen uw bankafschrift te maken dat er geen verschillen.

Als u deze stappen in de richting van een nauwkeurige administratie, maak je het makkelijker voor jezelf (of uw accountant) bij het monteren van de ongerepte, fout-vrije boeken.

Boekhouding

Volgende, laten we praten over de boekhouding.

De boekhouding is de dagelijkse proces van het opnemen van zakelijke kosten en transacties en ze te verzoenen met bankafschriften. In tegenstelling tot de boekhouding, die kijkt naar de cijfers van een meer uitgezoomd perspectief voor de analyse, dit deel van het proces is over alle zorg voor correcte documentatie.

Er zijn een paar verschillende manieren die u kunt benaderen:

Werken met een lokale boekhouder/accountantwie gaat het voor u.
DIY aanpak, wat betekent het gebruik van een spreadsheet of een cloud-based oplossing, zoals Golf.

De juiste optie voor u hangt af van uw bandbreedte en de mogelijkheid. Als je je geïntimideerd door dit aspect van uw bedrijf of gewoon niet de tijd hebben om te besteden aan de boekhouding gerelateerde taken, het uitbesteden van deze werkzaamheden aan een professional kunt zorgen dat je niet versluiering als belasting op tijd aankomt. Als je je comfortabel voelt om de leiding te nemen op de nummers, hier zijn een aantal basisprincipes die je zult willen in gedachten te houden tijdens het voorbereiden van uw boeken:

Handelskredieten en transitorische posten: Wat klanten danken u, en wat u verschuldigd bent aan anderen
Inkomsten en uitgaven: All transactions, inclusief omzet en kosten in verband met het doen van zaken
Voorraad: Detailed breakdown of quantities of stock, data aankoop, data verkocht, enz.

Het is belangrijk om je boeken zo accuraat en up-to-date mogelijk, deze getallen zullen u helpen om beter onderbouwde zakelijke beslissingen.

Het Begrijpen Van Uw Fiscale Eisen

Voor veel eigenaren van kleine ondernemingen, de fiscale kant of the business can be pretty intimidating. Maar met de juiste hoeveelheid van het opslaan en zorgvuldige boekhouding, het kan eigenlijk heel simpel.

Voor de zelfstandigen menigte (eenmanszaken, Llc ' s, en partnerschappen), je beweren dat bedrijf inkomsten op uw persoonlijke aangifte. Bedrijven zijn verschillend in die zin dat zij functioneren als afzonderlijke entiteiten, dus het indienen eisen zijn een beetje anders.

Als u meer dan $1,000 per jaar, u zult moeten maken geschatte kwartaal belasting betalingen. Voor het berekenen van uw driemaandelijkse betalingen, het is een goed idee om te verwijzen naar vorig jaar heeft ingediend als een gids als uw bedrijf is hetzelfde gebleven. Indien niet, wilt u een schatting van uw verwachte inkomen minus aftrekposten voor het jaar. Als je in de VS, u zult een volledige 1040-ES werkblad.

Algemeen, je zult je plannen op het opzij zetten van een deel van uw winst voor fiscale tijd.

Hoeveel? Een veilige marge is 30-40%, volgens de Wall Street Journal. Het is beter om te bespaar meer dan je nodig hebt liever dan klauteren om te komen met wat u te danken aan de fiscale tijd.

Monitor-Toets Toets Voor Cijfers

Terwijl je het voltooien van uw boekhouding werken, je wilt analyse monitor-toets toets voor cijfers en op zoek naar trends en patronen die u kunnen helpen verbeteren van de business. Een aantal belangrijke prestatie-indicatoren in de gaten te houden zijn:

Bruto marges: This percentage will help you monitor your margins and get a firm grasp on how much you’re actually earning from your products. Voor het berekenen van het bruto-marge, gebruik de formule: Bruto marge (%) = (Revenue – cost of goods sold) / omzet

Maandelijkse verkoop: Look for patterns that help you spot slow months and busy months. Deze gegevens gebruiken voor het informeren van uw marketing en reclame-strategie.

Marketing ROI: Keep track of the return on investment from your different marketing efforts to find out which channels and platforms are producing the best results. Vooruit, besteden meer op de kanalen die zijn leveren het hoogste rendement en knip de low-performers.

Het goede nieuws is dat Ecwid heeft gedetailleerde verkooprapporten built into the platform, zoals je hieronder kunt zien:

Vergeet niet: De cijfers liegen er niet om. Raadpleeg dan deze kengetallen bij de evaluatie van die producten opnieuw voorraad, prijsverhogingen, verzend/verpakkings kosten, en meer.

Small Business Boekhouding & Boekhouding: Gemakkelijker Dan U Denkt

Met de juiste financiële informatie en een stellaire product, u kunt groeien en een bloeiende mkb in no time at all. Als je doet de administratie zelf of uitbesteden aan een deskundige, houd een puls op de toets toets voor cijfers en rapporten die u zal helpen begrijpen hoe uw bedrijf presteert.

Wilt u meer inhoud op de financiële kant van uw bedrijf? Check out:

Over de auteur

Aniqa, CFO at Ecwid, has helped companies achieve desired financial and business goals with a focus on compliance and operational excellence. Outside of work she loves interior designing and traveling around the world.

Boekhouding, Financiën & Juridische E-Commerce Blauwdruk