What Online Sellers Need to Know about VAT in Europe in 2022

Taking care of your VAT duties is one of the most important tasks in the Täglich, von Tag zu Tag life of ecommerce entrepreneurs and Amazon sellers. Depending on your home country, these duties arise as soon as you start selling your products or once your revenue reaches a certain threshold limit. You’ll have to register for VAT, submit regular VAT returns, and, of course, pay the VAT debts to the responsible tax authorities.

If you don’t fulfill your obligations the right way or, often worse, too late, you will be subject to penalties that can seriously harm your bottom line and your entire business. Therefore, you should always keep auf dem neusten Stand with recent and upcoming changes in VAT regulations.

Darüber hinaus steigt mit der Globalisierung und den integrierten Marktplätzen die Zahl der zu bewältigenden Mehrwertsteuerabgaben. Wenn Sie an Kunden in verschiedenen Ländern verkaufen, müssen Sie in jedem dieser Länder die Umsatzsteuerpflichten erfüllen. Der gesamte Prozess wird dadurch erschwert, dass jedes Land seine eigenen Vorschriften, Formate und Fristen befolgt und natürlich seine eigenen Änderungen umsetzt.

Beispielsweise ist das kommende Jahr 2022 von zahlreichen Änderungen der Mehrwertsteuervorschriften im Vereinigten Königreich geprägt.

Mehrwertsteueränderungen im Vereinigten Königreich im Jahr 2022

Auch wenn das Vereinigte Königreich nicht mehr Teil der Europäischen Union ist, bleibt es ein wichtiger Marktplatz für Online-Verkäufer. Daher wirken sich Änderungen der Mehrwertsteuervorschriften nicht nur auf britische Unternehmen aus, sondern auch auf EU-Verkäufer und E-Commerce-Unternehmer, die Produkte an Kunden auf der anderen Seite des Kanals verkaufen und versenden. Die bevorstehenden Mehrwertsteueränderungen im Vereinigten Königreich sind hauptsächlich auf den Brexit und die kontinuierlichen Bemühungen zurückzuführen, die Prozesse für Verkäufer zu vereinfachen, die auf integrierten Marktplätzen wie Amazon aktiv sind.

Änderungen der britischen Mehrwertsteuer aufgrund des Brexit

Since Brexit, customs declarations for goods imported from Europe to the United Kingdom could be delayed. This applied to imports into all parts of the UK, with the exception of Northern Ireland which continues to be part of the European Customs Union. Starting January 1st, 2022, this is no longer possible and businesses should prepare for this change by building im Hause capabilities or hiring service providers. In turn, Intrastat reports for arrivals are no longer necessary for most UK businesses.

Dies ist jedoch nicht die einzige Änderung hinsichtlich der Importe in das Vereinigte Königreich. Der Verschobenes Mehrwertsteuer-Buchhaltungssystem wurde im Januar 2021 eingeführt. Das System ermöglicht es Unternehmen, die Einfuhrumsatzsteuer in ihren regulären Umsatzsteuererklärungen anzugeben und sofort zurückzufordern, anstatt sie bei der Ankunft im Vereinigten Königreich zu zahlen und später zurückzufordern. Das aufgeschobene Mehrwertsteuer-Buchhaltungssystem wurde konzipiert, um zu verhindern, dass Unternehmen negative Cashflows erleiden, indem sie plötzlich Einfuhrumsatzsteuer zahlen müssen, bevor sie Produkte verwenden oder weiterverkaufen, ohne dass das EU-Reverse-Charge-Verfahren besteht.

Großbritannien macht Steuern für das Mehrwertsteuerverfahren digital

Ein weiterer großer Einfluss auf die Mehrwertsteuervorschriften war das neue Verfahren „Making Tax Digital“, Teil eines Plans der britischen Regierung, die digital fortschrittlichste Steuerverwaltung der Welt zu werden.

Unternehmen mit einem Umsatz über dem britischen Mehrwertsteuerschwellenwert von 85,000 £ müssen sich im Vereinigten Königreich für die Mehrwertsteuer registrieren und außerdem die „Making Tax Digital“-Regeln befolgen. Das bedeutet, dass sie alles digital dokumentieren, ihre Daten digital verknüpfen und die neue Software für die Abgabe ihrer Umsatzsteuererklärungen nutzen müssen.

Unternehmen mit einem Umsatz unterhalb der britischen Mehrwertsteuerschwelle von 85,000 £ müssen sich im Vereinigten Königreich im Allgemeinen nicht für die Mehrwertsteuer registrieren. Wenn sie nicht registriert sind, können sie dem Dienst „Making Tax Digital“ auf freiwilliger Basis beitreten. Wenn sie sich auf freiwilliger Basis registrieren, müssen sie ab April 2022 die digitalen Regeln von Making Tax befolgen.

Weitere Mehrwertsteueränderungen im Vereinigten Königreich

Aber das ist noch nicht alles! Gegen Ende des Jahres stehen in Großbritannien weitere Mehrwertsteueränderungen an. Die derzeit gültige Regelung zur Bestrafung von Steuerzahlern, die Umsatzsteuererklärungen abgeben oder Umsatzsteuerschulden im Vereinigten Königreich verspätet begleichen, wird seit langem als unfair und ineffektiv kritisiert. Am 31. Dezember 2022 wird eine neue Regelung eingeführt. Obwohl noch nicht viele Details zu den neuen Bußgeldern und Strafen bekannt sind, wird erwartet, dass das neue System gerechter, einfacher zu navigieren und konsistenter ist.

Lastly, a change in VAT regulations due to COVID-19 was recently reversed. The “New Payments Scheme for COVID VAT deferral” system allowed businesses to defer VAT payments from 2020 in zinsfrei Raten. Dieses Programm sollte Unternehmen dabei helfen, mit dem veränderten Umfeld und den veränderten Geschäftspraktiken während der Pandemie umzugehen. Das System endet jedoch im Jahr 2022. Alle Mehrwertsteuerbeträge oder gestundeten Raten mussten bis Ende März 2022 gezahlt werden. Andernfalls können Strafen und Zinsen anfallen.

Of course, similar Covid-19 related changes to VAT regulations were also implemented and later reversed in the EU. However, all reversals of VAT rates and more were overshadowed by the introduction of the One-Stop-Shop, a new EU-weite VAT scheme in 2021.

Relevante aktuelle Mehrwertsteueränderungen in der EU

Die One-Stop-Shop or OSS was introduced on July 1st, 2021, and changed the landscape of VAT regulations across the EU in a big way. Plainly speaking, it allows B2C distance sellers to file their returns for VAT owed to foreign EU countries and pay that VAT in their home country. While it’s a voluntary procedure that sellers can choose to take advantage of or choose to ignore, it was accompanied by some other changes in VAT regulations that made the One-Stop-Shop that much more attractive.

Neu EU-weite VAT Return Procedure with OSS

The VAT duties that you as an online seller have to fulfill stay the same with the One-Stop-Shop. You still have to register, file returns, and pay VAT. However, the number of duties and deadlines to follow, as well as the location of fulfillment change.

If you want to use the One-Stop-Shop, you will have to register for OSS in your home country. Nicht-EU companies can take advantage of the procedure as well, by registering in one of the EU countries in which they are registered for VAT.

Sobald Sie Melden Sie sich an, all your products, and transactions are immediately subject to länderspezifische Wert hinzugefügt taxation. You will need to apply the VAT rates of the country in which your customer, the end-consumer, is resident. Therefore, you might sell the same product to two different consumers in two different countries for different gross prices.

Der Vorteil von OSS wird deutlich, wenn es um die Abgabe von Umsatzsteuererklärungen geht. Anstatt in jedem Land, in das Sie Produkte per Fernverkauf verkauft und geliefert haben, Rücksendungen zusammenzustellen und einzureichen, können Sie alle Transaktionen in einer einheitlichen OSS-Rücksendung auflisten. Diese Rückmeldung, auch OSS-Bericht genannt, wird dann im Land der OSS-Registrierung, in der Regel Ihrem Heimatland, eingereicht. Sie zahlen außerdem alle Mehrwertsteuerzahlungen an die Steuerbehörden Ihres Heimatlandes, die dann auf der Grundlage Ihres OSS-Berichts die korrekten Beträge an ausländische Finanzämter weiterleiten.

Obwohl alle Transaktionsdateien nach Herkunfts- und Bestimmungsland sowie dem angewendeten Mehrwertsteuersatz sortiert werden müssen – ein oft mühsamer Prozess – müssen Sie nicht mehr unterschiedliche Fristen überwachen oder Berichte in Fremdsprachen einreichen. Da Sie keine Steuererklärungen einreichen, entfallen auch Umsatzsteuer-Registrierungen in verschiedenen Ländern.

Allerdings ist die One-Stop-Shop too has its limitations. The new EU-weite VAT scheme only applies to B2C grenzüberschreitende Transaktionen. Sie gilt nicht für Geschäfte mit Geschäftskunden. Das Verfahren gilt auch nicht für Verkäufe und Lieferungen, die nicht grenzüberschreitend erfolgen, und die OSS-Registrierung ersetzt nicht die aufgrund der Lagerung notwendigen umsatzsteuerlichen Registrierungen.

If you are an Amazon seller using Fulfilled-by-Amazon programs and Amazon fulfillment centers across Europe or you are storing your products in a foreign EU country independently, you will still need to register for VAT in those countries in which your products are or might be located. This does, however, not mean that you can no longer take advantage of the One-Stop-Shop. You will simply need to know exactly which transactions are declared in which return or report.

Verkäufe von Produkten, die von ausländischen Lagern an Kunden im selben Land geliefert werden, beispielsweise über ein FBA-Programm, müssen in einer lokalen ausländischen Umsatzsteuererklärung angegeben werden, da die Lieferungen nicht grenzüberschreitend erfolgen. Verkäufe von Produkten, die von ausländischen Lagern an Kunden in Ihrem Heimatland geliefert werden, müssen in einer inländischen Umsatzsteuererklärung angegeben werden, da Ihr Unternehmen in diesem Land registriert ist.

Letztlich können in den OSS-Meldungen nur die Verkäufe von Produkten angegeben werden, die aus Ihrem Heimatland über die Grenze an ausländische Kunden geliefert und von ausländischen Lagerstätten an Kunden in Drittstaaten der EU geliefert wurden. Alle diese Lieferungen überschreiten die Grenzen und unterliegen unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen. Alle diese Mehrwertsteuerschulden können in Ihrem Heimatland beglichen werden.

The advantageousness of the One-Stop-Shop procedure varies from business model to business model. If you only deliver from your home country to customers EU-wide, the OSS can decrease your workload considerably. However, if you store your products in a lot of EU countries, the OSS might not be for you. In any case, the compiling and filing of OSS reports is a special task in itself.

A solution comes in the form of hellotax’s sorgenfrei OSS package. hallotax, ein auf E-Commerce spezialisierter Umsatzsteuer-Dienstleister, bietet eine OSS-Software an, die Ihre Transaktionen überwacht und automatisch OSS-Berichte für Sie erstellt. Ihr Team aus lokalen Steuerberatern berät Sie nicht nur über die Verwendbarkeit von OSS für Ihr Unternehmen, sondern kann Sie auch registrieren und Ihre OSS-Berichte sowie alle anderen erforderlichen Umsatzsteuererklärungen für Sie einreichen.

Änderungen der EU-Lieferschwellen

So why jump on the OSS train if the new procedure might complicate matters for you and the compiling of OSS reports is such a tedious task? The answer comes in the form of the new EU-weite delivery threshold.

Prior to the introduction of the One-Stop-Shop, each EU country set its own delivery threshold, usually €35,000 or €100,000. Once your revenue through sales to a country’s consumers crossed their threshold, you had to apply their VAT rates, register for VAT, and regularly submit VAT returns. Prior to crossing the threshold, sales were treated as domestic, your home country’s VAT rates were applied and you could declare those sales domestically.

A lot of sellers never actually crossed the thresholds and, therefore, only had to worry about VAT compliance in their home country. However, on July 1st, 2021 the länderspezifische thresholds were replaced by an EU-weite threshold of only €10,000. This new threshold is not only much lower but it is also crossed by all EU grenzüberschreitende sales combined.

While sellers now no longer have to monitor several thresholds at once, they are in danger of crossing the new one much quicker and becoming subject to the VAT rates in a variety of countries at once. Therefore, the new One-Stop-Shop is the only viable solution for them.

Neue Optionen für Online-Verkäufer

It’s important to always keep an eye on upcoming VAT regulation changes and take advantage of recent VAT changes that decrease the bureaucratic burden. Across the EU, sellers now have the option to either continue with the status quo reporting, although they need to start worrying about VAT compliance much sooner thanks to the new EU-weite delivery threshold. As an alternative, they can take advantage of the One-Stop-Shop Verfahren.

Of course, the OSS is not only good news for multinationally storing ecommerce entrepreneurs such as Amazon sellers. However, the fact that the One-Stop-Shop complicates matters for these types of businesses is a bekannt Problem und viel diskutiert issue. Experts expect adjustments to the new VAT scheme in the future, which solves these problems.

Andererseits beginnt Amazon damit, seine Dienste selbst zu verbessern, um den Schwierigkeiten entgegenzuwirken, die durch regulatorische Änderungen entstehen. Beispielsweise haben sie kürzlich eines ihrer FBA-Programme aktualisiert, um den Verkauf über die britische EU-Grenze wieder problemlos zu ermöglichen. Wir hoffen, dass sie die OSS-Situation auch für ihre FBA-Verkäufer verbessern.