Apa Itu Packing Slip? Panduan untuk Usaha Kecil + Template Gratis

Posted bulan 2 lalu by Anastasia Prokofieva

Baik Anda mengirimkan perhiasan buatan tangan atau perlengkapan kantor dalam jumlah besar, dibuat dengan baik slip pengepakan memastikan paket Anda tiba dengan lengkap dan pelanggan Anda tetap puas.

Tapi apa itu packing slip? Bagaimana cara membuatnya yang efektif untuk bisnis Anda? Postingan blog ini menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan masih banyak lagi, menyediakan semua yang Anda butuhkan untuk menyederhanakan pengiriman Anda proses.

Apa itu Slip Pengepakan?

Slip pengepakan adalah dokumen yang menyertai barang yang dikirim, yang mencantumkan isi setiap paket secara detail. Anggap saja ini sebagai peta jalan untuk pengiriman—itu memberi tahu Anda dan pelanggan Anda apa saja yang seharusnya ada di dalam kotak.

Tidak seperti faktur, yang berfokus pada rincian pembayaran dan harga, slip pengepakan berkonsentrasi murni pada isi fisik kiriman.

Slip pengepakan biasanya mencakup:

Nomor pesanan untuk referensi mudah
Informasi pelanggan, termasuk alamat pengiriman
Deskripsi produk dengan nomor SKU jika berlaku
Jumlah setiap barang yang dikirim
Tanggal pengiriman
Petunjuk penanganan khusus jika diperlukan.

Kebanyakan slip pengemasan dicetak di atas kertas standar berukuran 8.5″ x 11″ dan ditempatkan di dalam atau di luar paket. Slip ini berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara tim gudang, operator pengiriman, dan pelanggan, memastikan semua pihak mendapatkan informasi yang sama selama proses pengiriman.

A dirancang dengan baik slip pengepakan memberikan informasi penting tanpa membebani penerima dengan rincian yang tidak perlu, seperti harga atau ketentuan pembayaran, yang seharusnya ada pada faktur.

Tujuan dari Packing Slip

Mengapa bisnis membutuhkan slip pengepakan? Jawabannya terletak pada berbagai manfaat yang diberikan dokumen-dokumen ini untuk seluruh operasional Anda.

Manajemen Inventaris dan Akurasi

Lembar pengepakan berfungsi sebagai garis pertahanan pertama Anda terhadap kesalahan pengiriman. Ketika tim Anda menggunakan lembar pengepakan untuk memverifikasi isi paket sebelum menyegel kotak, mereka mendeteksi kesalahan sebelum pelanggan menyadarinya. Langkah kontrol kualitas yang sederhana ini secara drastis mengurangi biaya pengembalian dan penukaran yang mahal.

Staf gudang Anda dapat dengan cepat merujuk pada slip pengemasan untuk memastikan barang dan jumlah yang tepat dimasukkan ke dalam setiap paket. Tidak perlu lagi bertanya-tanya apakah sweter biru ukuran medium itu benar-benar milik Mrs. Johnson. pesanan— slip pengepakan memberikan kejelasan langsung.

Pengalaman Pelanggan yang Ditingkatkan

Pelanggan senang mengetahui dengan pasti apa yang mereka terima, terutama untuk pesanan besar atau rumit. Lembar pengepakan yang jelas memungkinkan mereka memverifikasi pengiriman segera setelah membuka paket. Transparansi ini membangun kepercayaan dan mengurangi pertanyaan layanan pelanggan tentang barang yang hilang atau salah.

Ketika pelanggan dapat dengan mudah mencocokkan barang yang diterima dengan harapan mereka, kemungkinan besar mereka akan menjadi pembeli berulang. berpenampilan profesional slip pengepakan juga memperkuat perhatian merek Anda terhadap detail dan komitmen terhadap kepuasan pelanggan.

Pemrosesan Pengembalian yang Disederhanakan

Pengembalian barang memang tak terelakkan di industri ritel, tetapi slip pengepakan akan mempermudah proses pengembalian bagi semua pihak yang terlibat. Saat pelanggan perlu mengembalikan barang, mereka dapat merujuk slip pengepakan untuk mengidentifikasi produk dan detail pesanan tertentu. Tim layanan pelanggan Anda dapat dengan cepat menemukan pesanan awal dan memproses pengembalian dengan lebih efisien.

Jejak dokumentasi ini juga membantu Anda mengidentifikasi pola dalam pengembalian, yang berpotensi mengungkap masalah kualitas produk atau masalah pengiriman yang perlu ditangani.

Perlindungan Hukum dan Keuangan

Slip pengepakan berfungsi sebagai bukti pengiriman dan kapan. Jika terjadi sengketa pengiriman atau klaim asuransi, dokumen-dokumen ini menjadi bukti berharga mengenai isi paket dan tanggal pengiriman. Dokumen-dokumen ini menciptakan jejak dokumen yang melindungi kepentingan bisnis Anda sekaligus menjaga standar profesional.

Cara Membuat Slip Pengepakan

Membuat slip pengepakan tidak memerlukan keahlian desain tingkat lanjut atau perangkat lunak yang mahal. Ikuti langkah-langkah mudah ini untuk membuat slip pengepakan yang sesuai untuk bisnis Anda.

Langkah 1: Pilih Format Anda

Tentukan apakah Anda akan membuat slip pengepakan secara digital menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Word, Excel, atau Google Docs, atau menggunakan perangkat lunak pengiriman khusus. Format digital menawarkan lebih banyak fleksibilitas dan kustomisasi yang lebih mudah, sementara perangkat lunak khusus sering kali menyertakan fitur otomatisasi.

Pertimbangkan volume pesanan Anda saat membuat pilihan ini. Volume tinggi Bisnis mendapat manfaat dari solusi otomatis, sementara operasi yang lebih kecil mungkin lebih menyukai templat yang sederhana dan dapat disesuaikan.

Langkah 2: Sertakan Informasi Penting

Awali dengan tajuk bisnis Anda, termasuk nama perusahaan, logo, dan informasi kontak. Pencitraan merek ini memperkuat citra profesional Anda dan memudahkan pelanggan untuk memesan di kemudian hari.

Tambahkan bagian khusus untuk:

Nomor dan tanggal pesanan
Nama pelanggan dan alamat pengiriman
Daftar produk terperinci
Bidang kuantitas dan deskripsi
Catatan atau instruksi khusus apa pun.

Jika Anda menjual produk dengan tanggal kedaluwarsa, nomor seri, atau informasi pelacakan lainnya, tambahkan kolom khusus untuk mencatat detail ini pada slip pengemasan Anda.

Langkah 3: Desain untuk Kejelasan

Gunakan font yang bersih dan mudah dibaca. Susun informasi dalam bagian-bagian yang logis dengan judul yang jelas dan spasi yang memadai. Ingat, staf gudang sering bekerja cepat, jadi kejelasan mengalahkan kreativitas.

Pertimbangkan penggunaan tabel untuk mengelola informasi produk karena lebih mudah dibaca daripada format paragraf. Cetak tebal elemen penting seperti nomor pesanan dan nama pelanggan untuk membantu staf menemukan detail penting dengan cepat.

Perhatikan kualitas cetak dan daya tahan kertas, terutama jika slip pengepakan akan terkena kondisi gudang atau cuaca selama pengiriman.

Kiat pro:

Pertimbangkan untuk menambahkan kebijakan pengembalian atau informasi kontak layanan pelanggan ke paket, bersama dengan slip pengepakan, untuk membantu pelanggan Pengiriman pos pertanyaan.
Sertakan ruang untuk inisial atau tanda tangan karyawan untuk menjaga akuntabilitas dalam proses pengemasan Anda.

Unduh Templat Slip Pengepakan

Unduh templat slip pengepakan gratis ini yang dirancang khusus untuk usaha kecil. Templat ini mencakup semua elemen penting yang dibahas di atas dan dapat dengan mudah disesuaikan dengan informasi bisnis Anda.

Unduh template

Cara Menggunakan Template Slip Pengepakan

Prosesnya mudah:

Unduh dan simpan templat ke komputer Anda
Ganti teks placeholder dengan nama bisnis, logo, dan detail kontak Anda
Sesuaikan bidang produk agar sesuai dengan sistem inventaris Anda
Uji cetak beberapa salinan untuk memastikan format yang tepat
Latih tim Anda tentang penyelesaian dan penggunaan yang tepat.

Ubah warna, font, dan elemen tata letak agar sesuai dengan identitas merek Anda sambil mempertahankan struktur fungsional yang membuat slip pengemasan efektif.

Hasilkan Slip Pengepakan Secara Instan

Membuat slip pengepakan secara manual untuk setiap pesanan menjadi membuang-buang waktu Seiring pertumbuhan bisnis Anda. Di sinilah Ecwid by Lightspeed mengubah operasi pengiriman Anda dari yang membosankan menjadi efisien.

Jika Anda menggunakan Ecwid by Lightspeed untuk toko online Anda, Anda tidak perlu lagi membuat slip pengepakan dari awal untuk setiap pesanan atau kesulitan dengan templat. Anda cukup mencetak pesanannya!

Pesanan yang dapat dicetak adalah ringkasan detail pesanan yang mengonfirmasi keberhasilan pemesanan. Anda dapat menggunakannya sebagai slip pengepakan untuk memastikan semua produk yang dipesan berada di dalam kotak sebelum dikirim.

Hanya dengan satu klik, Anda dapat mencetak pesanan dan mendapatkan sudah jadi slip pengepakan dengan semua rincian penting.

Templat pesanan cetak standar Ecwid dirancang untuk semua jenis bisnis. Templat ini mencakup nama dan alamat perusahaan Anda, nama dan alamat pengiriman pembeli, metode pembayaran dan pengiriman yang dipilih, detail produk yang dipesan, dan total pesanan terperinci.

Contoh slip pengepakan yang dapat Anda buat di toko Ecwid Anda hanya dengan satu klik

Ecwid built-in Opsi ini memungkinkan Anda menambahkan logo toko, NPWP, detail bisnis lainnya, atau pesan di bagian bawah pesanan cetak Anda. Untuk kustomisasi lebih lanjut, Anda dapat memodifikasi templat faktur agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.

Ditambah lagi, tim Anda dapat dengan cepat menemukan pesanan dengan memindai kode batang pada pesanan yang dapat dicetak menggunakan aplikasi Ecwid Mobile, yang membantu tim Anda memproses pesanan lebih cepat.

Pelajari lebih lanjut tentang pesanan yang dapat dicetak di Pusat Bantuan.

Sederhanakan Pengiriman dengan Ecwid

Bukan itu saja! Ecwid menawarkan lebih dari sekadar pesanan cetak. Platform ini mencakup perangkat pengiriman canggih yang dirancang untuk menyederhanakan seluruh proses persiapan pesanan Anda.

Untuk mengirimkan pesanan, Anda perlu membeli dan mencetak label pengiriman. Label pengiriman berfungsi seperti perangko yang menunjukkan bahwa Anda telah membayar ongkos kirim dengan jumlah yang tepat. Label ini juga menyediakan informasi bagi kurir untuk melakukan proses pengiriman. pengiriman— alamat pengirim dan penerima, berat dan dimensi paket, dan layanan yang diminta.

Pengguna Ecwid bisa beli dan cetak label pengiriman langsung dari admin EcwidTarifnya lebih rendah daripada tarif eceran di kantor pos, dan detail pesanan dimasukkan secara otomatis. Dengan demikian, Anda menghemat waktu dan uang sekaligus memastikan keakuratan proses pengiriman.

Pelajari lebih lanjut tentang membeli dan mencetak label pengiriman dari admin Ecwid.

Integrasi ini menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan informasi pelanggan secara manual beberapa kali, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses pemenuhan pesanan Anda. Tim Anda dapat memproses pesanan dari awal hingga akhir tanpa perlu berpindah-pindah platform atau sistem.

Tingkatkan Bisnis Anda ke Tingkat Berikutnya

Slip pengepakan mungkin tampak sepele, tetapi berperan penting dalam kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional. Mulai dari mencegah kesalahan pengiriman hingga meningkatkan citra profesional Anda, dokumen sederhana ini memberikan nilai tambah yang signifikan dengan investasi minimal.

Manfaatkan solusi otomatis Ecwid by Lightspeed untuk menyederhanakan seluruh proses pengiriman Anda. Pelanggan Anda akan menghargai perhatian terhadap detail, tim Anda akan bekerja lebih efisien, dan bisnis Anda akan mendapatkan manfaat dari peningkatan akurasi dan profesionalisme.

Jelajahi solusi e-dagang komprehensif Ecwid by Lightspeed dan temukan bagaimana alat yang tepat dapat membantu bisnis kecil Anda bersaing dengan pengecer yang lebih besar sambil mempertahankan sentuhan pribadi yang membedakan Anda.

Tentang Penulis

Anastasia Prokofieva adalah penulis konten di Ecwid. Dia menulis tentang pemasaran dan promosi online untuk membuat rutinitas sehari-hari wirausahawan lebih mudah dan bermanfaat. Dia juga menyukai kucing, coklat, dan membuat kombucha di rumah.