Czym jest list przewozowy? Przewodnik dla małych firm + darmowy szablon

Wysłany 2 miesięcy temu by Anastazja Prokofiewa

Niezależnie od tego, czy wysyłasz ręcznie robioną biżuterię, czy hurtowe ilości artykułów biurowych, dobrze wykonane list przewozowy gwarantuje, że Twoje przesyłki dotrą w całości, a Twoi klienci będą zadowoleni.

Ale czym są listy przewozowe? Jak stworzyć taki, który sprawdzi się w Twojej firmie? Ten wpis na blogu odpowiada na te i inne pytania, dostarczając Ci wszystkiego, czego potrzebujesz. usprawnij swoją wysyłkę proces.

Co to jest list przewozowy?

List przewozowy to dokument dołączany do wysyłanego towaru, szczegółowo opisujący zawartość każdej przesyłki. Pomyśl o nim jak o mapie drogowej dla swojego… przesyłka—to informuje zarówno Ciebie, jak i Twojego klienta, co dokładnie powinno znaleźć się w pudełku.

W przeciwieństwie do faktury, która skupia się na szczegółach płatności i cenach, dokument dostawy koncentruje się wyłącznie na fizycznej zawartości przesyłki.

Dokument przewozowy zazwyczaj zawiera:

Numer zamówienia dla łatwego odniesienia
Informacje o kliencie, w tym adres wysyłki
Opisy produktów z numerami SKU, jeśli ma to zastosowanie
Ilości każdego wysłanego przedmiotu
Data wysyłki
W razie potrzeby należy zastosować specjalne instrukcje dotyczące postępowania.

Większość listów przewozowych jest drukowana na standardowym papierze o wymiarach 8.5″ x 11″ i umieszczana wewnątrz lub na zewnątrz paczek. Służą one jako pomost komunikacyjny między zespołem magazynowym, przewoźnikami i klientami, zapewniając, że wszyscy są na bieżąco przez cały proces dostawy.

A dobrze zaprojektowany dokument dostawy zawiera istotne informacje, nie przytłaczając odbiorców niepotrzebnymi szczegółami, takimi jak cena lub warunki płatności, które powinny znaleźć się na fakturach.

Cel listów przewozowych

Dlaczego firmy potrzebują listów przewozowych? Odpowiedź leży w licznych korzyściach, jakie te dokumenty zapewniają w całym procesie operacyjnym.

Zarządzanie zapasami i dokładność

Listy przewozowe stanowią pierwszą linię obrony przed błędami wysyłkowymi. Kiedy Twój zespół korzysta z listu przewozowego do weryfikacji zawartości paczki przed zapieczętowaniem pudeł, błędy są wychwytywane przed klientami. Ten prosty krok kontroli jakości znacznie zmniejsza koszty zwrotów i wymian.

Pracownicy magazynu mogą szybko sprawdzić list przewozowy, aby upewnić się, że w każdej paczce znajdują się właściwe produkty i ich ilości. Nie musisz się już zastanawiać, czy ten niebieski sweter w rozmiarze M rzeczywiście pasuje do pani Johnson. zamówienie—ten dokument dostawy zapewnia natychmiastową przejrzystość.

Ulepszona obsługa klienta

Klienci cenią sobie dokładną wiedzę o tym, co otrzymują, zwłaszcza w przypadku dużych lub złożonych zamówień. Przejrzysty list przewozowy pozwala im zweryfikować przesyłkę natychmiast po jej otwarciu. Taka transparentność buduje zaufanie i zmniejsza liczbę zapytań do obsługi klienta dotyczących brakujących lub nieprawidłowych produktów.

Kiedy klienci mogą łatwo dopasować otrzymane produkty do swoich oczekiwań, istnieje większe prawdopodobieństwo, że staną się stałymi klientami. profesjonalnie wyglądający dokument dostawy podkreśla również dbałość Twojej marki o szczegóły i zaangażowanie w zadowolenie klienta.

Usprawnione przetwarzanie zwrotów

Zwroty są nieuniknione w handlu detalicznym, ale listy przewozowe usprawniają ten proces dla wszystkich zaangażowanych. Klienci, którzy muszą zwrócić produkty, mogą skorzystać z listy przewozowej, aby zidentyfikować konkretne produkty i szczegóły zamówienia. Zespół obsługi klienta może szybko zlokalizować oryginalne zamówienie i sprawniej przetwarzać zwroty.

Taka dokumentacja pomaga również identyfikować wzorce zwrotów, potencjalnie ujawniając problemy z jakością produktu lub wysyłką, które wymagają rozwiązania.

Ochrona prawna i finansowa

Listy przewozowe służą jako dowód tego, co i kiedy zostało wysłane. W przypadku sporów dotyczących wysyłki lub roszczeń ubezpieczeniowych, dokumenty te stanowią cenny dowód zawartości przesyłki i daty dostawy. Tworzą one papierowy ślad, który chroni interesy Twojej firmy, jednocześnie zachowując profesjonalne standardy.

Jak utworzyć list przewozowy

Tworzenie listów przewozowych nie wymaga zaawansowanych umiejętności projektowania ani drogiego oprogramowania. Wykonaj te proste kroki, aby stworzyć listy przewozowe, które sprawdzą się w Twojej firmie.

Krok 1: Wybierz format

Zdecyduj, czy chcesz tworzyć listy przewozowe cyfrowo, korzystając z oprogramowania takiego jak Microsoft Word, Excel lub Google Docs, czy też skorzystać ze specjalistycznego oprogramowania do wysyłki. Formaty cyfrowe oferują większą elastyczność i łatwiejszą personalizację, a specjalistyczne oprogramowanie często zawiera funkcje automatyzacji.

Podejmując decyzję, weź pod uwagę wielkość swojego zamówienia. Wysoka głośność Przedsiębiorstwa korzystają ze zautomatyzowanych rozwiązań, natomiast mniejsze przedsiębiorstwa mogą preferować proste, konfigurowalne szablony.

Krok 2: Podaj istotne informacje

Zacznij od nagłówka swojej firmy, zawierającego nazwę firmy, logo i dane kontaktowe. Taki branding wzmacnia Twój profesjonalny wizerunek i ułatwia klientom znalezienie informacji o przyszłych zamówieniach.

Dodaj sekcje dedykowane:

Numer zamówienia i data
Imię i nazwisko klienta oraz adres wysyłki
Szczegółowa lista produktów
Pola ilości i opisu
Jakiekolwiek specjalne uwagi lub instrukcje.

Jeśli sprzedajesz produkty z datą ważności, numerami seryjnymi lub innymi informacjami umożliwiającymi śledzenie, dodaj dedykowane pola, w których będą umieszczane te informacje na listach przewozowych.

Krok 3: Projektowanie z myślą o przejrzystości

Używaj czystych, czytelnych czcionek. Organizuj informacje w logicznych sekcjach z czytelnymi nagłówkami i odpowiednią ilością wolnej przestrzeni. Pamiętaj, że pracownicy magazynu często pracują szybko, więc przejrzystość jest ważniejsza niż kreatywność.

Rozważ użycie tabel do uporządkowania informacji o produktach, ponieważ są one łatwiejsze do przejrzenia niż formaty akapitowe. Pogrub ważne elementy, takie jak numery zamówień i nazwiska klientów, aby ułatwić personelowi szybkie znalezienie kluczowych informacji.

Należy zwrócić uwagę na jakość druku i trwałość papieru, zwłaszcza jeśli listy przewozowe będą podczas transportu narażone na warunki magazynowe lub pogodowe.

Pro wskazówki:

Rozważ dodanie do przesyłki, obok listów przewozowych, informacji o zasadach zwrotów lub danych kontaktowych do obsługi klienta, aby ułatwić klientom po dostarczeniu pytań.
Zostaw miejsce na inicjały lub podpisy pracowników, aby zachować odpowiedzialność za proces pakowania.

Pobierz szablon listu przewozowego

Pobierz darmowy szablon listu przewozowego, zaprojektowany specjalnie dla małych firm. Szablon zawiera wszystkie niezbędne elementy omówione powyżej i można go łatwo dostosować do informacji o firmie.

Pobierz szablon

Jak korzystać z szablonu listu przewozowego

Proces jest prosty:

Pobierz i zapisz szablon na swoim komputerze
Zastąp tekst zastępczy nazwą swojej firmy, logo i danymi kontaktowymi
Dostosuj pola produktów do swojego systemu magazynowego
Wydrukuj kilka kopii testowych, aby upewnić się, że formatowanie jest prawidłowe
Przeszkol swój zespół w zakresie prawidłowego wykonywania zadań i korzystania z nich.

Zmieniaj kolory, czcionki i elementy układu, aby odpowiadały tożsamości Twojej marki, zachowując jednocześnie funkcjonalną strukturę, dzięki której listy przewozowe są skuteczne.

Generuj listy przewozowe natychmiast

Tworzenie listów przewozowych ręcznie dla każdego zamówienia staje się czasochłonne Wraz z rozwojem Twojej firmy. Właśnie tutaj Ecwid by Lightspeed przekształca Twoje operacje wysyłkowe z żmudnych w wydajne.

Jeśli korzystasz z Ecwid by Lightspeed w swoim sklepie internetowym, nie musisz tworzyć listu przewozowego dla każdego zamówienia ani męczyć się z szablonami. Możesz po prostu wydrukować zamówienia!

Zamówienie do wydrukowania to podsumowanie szczegółów zamówienia, które potwierdza jego pomyślne złożenie. Można go wykorzystać jako dowód dostawy, aby upewnić się, że wszystkie zamówione produkty znajdują się w pudełku przed wysyłką.

Jednym kliknięciem możesz wydrukować zamówienie i Weź gotowe list przewozowy ze wszystkimi ważnymi szczegółami.

Domyślny szablon zamówienia Ecwid do druku został zaprojektowany z myślą o każdej firmie. Zawiera nazwę i adres firmy, imię i nazwisko kupującego oraz adres wysyłki, wybrane metody płatności i wysyłki, szczegóły zamówionych produktów oraz kwotę zamówienia.

Przykładowy list przewozowy, który możesz wygenerować w swoim sklepie Ecwid jednym kliknięciem

Ecwida wbudowany Opcje pozwalają dodać logo sklepu, identyfikator podatkowy, dodatkowe dane firmy lub stopkę do zamówienia do wydrukowania. Aby dodatkowo spersonalizować zamówienie, możesz zmodyfikować szablon faktury, dostosowując go do swoich potrzeb.

Ponadto Twój zespół może szybko zlokalizować zamówienie, skanując jego kod kreskowy na wydrukowanym zamówieniu za pomocą aplikacji mobilnej Ecwid, co pozwala zespołowi szybciej przetwarzać zamówienia.

Dowiedz się więcej o: zamówienia do druku w Centrum pomocy.

Usprawnij wysyłkę dzięki Ecwid

To nie wszystko! Ecwid oferuje znacznie więcej niż tylko możliwość drukowania zamówień. Platforma zawiera zaawansowane narzędzia wysyłkowe, które usprawniają cały proces przygotowywania zamówień.

Aby wysłać zamówienie, musisz kupić i wydrukować etykietę wysyłkową. Etykieta wysyłkowa działa jak znaczek, potwierdzając, że uiściłeś/aś odpowiednią kwotę za przesyłkę. Zawiera również informacje potrzebne przewoźnikowi do wykonania usługi. dostawa—ten adresy nadawcy i odbiorcy, wagę i wymiary przesyłki oraz żądaną usługę.

Użytkownicy Ecwid mogą kupuj i drukuj etykiety wysyłkowe bezpośrednio z panelu administracyjnego EcwidStawki są niższe niż stawki detaliczne na poczcie, a szczegóły zamówienia są wprowadzane automatycznie. W ten sposób oszczędzasz czas i pieniądze, zapewniając jednocześnie dokładność procesu wysyłki.

Dowiedz się więcej o: kupowanie i drukowanie etykiet wysyłkowych z poziomu administratora Ecwid.

Ta integracja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych klienta wielokrotnie, redukując liczbę błędów i przyspieszając proces realizacji zamówień. Twój zespół może przetwarzać zamówienia od początku do końca, bez przełączania się między wieloma platformami lub systemami.

Przenieś swój biznes na wyższy poziom

Listy przewozowe mogą wydawać się drobiazgiem, ale odgrywają kluczową rolę w zadowoleniu klienta i efektywności operacyjnej. Od zapobiegania błędom w wysyłce po poprawę profesjonalnego wizerunku – te proste dokumenty oferują znaczną wartość przy minimalnej inwestycji.

Skorzystaj z automatycznych rozwiązań Ecwid by Lightspeed, aby usprawnić cały proces wysyłki. Twoi klienci docenią dbałość o szczegóły, Twój zespół będzie pracował wydajniej, a Twoja firma skorzysta na większej dokładności i profesjonalizmie.

Poznaj kompleksowe rozwiązania e-commerce Ecwid by Lightspeed i przekonaj się, w jaki sposób odpowiednie narzędzia mogą pomóc Twojej małej firmie konkurować z większymi sprzedawcami detalicznymi, jednocześnie zapewniając Ci osobisty kontakt, który Cię wyróżnia.

O autorze

Anastasia Prokofieva jest autorką treści w Ecwid. Pisze o marketingu i promocji online, dzięki którym codzienność przedsiębiorców staje się łatwiejsza i bardziej satysfakcjonująca. Ma także słabość do kotów, czekolady i domowego przygotowywania kombuchy.