Phiếu đóng gói là gì? Hướng dẫn dành cho doanh nghiệp nhỏ + Mẫu miễn phí

Đã đọc 12 phút

Cho dù bạn đang vận chuyển đồ trang sức thủ công hay đồ dùng văn phòng số lượng lớn, khéo léo Phiếu đóng gói đảm bảo gói hàng của bạn được giao đầy đủ và khách hàng luôn hài lòng.

Nhưng phiếu đóng gói là gì? Làm thế nào để tạo ra một phiếu đóng gói phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Bài viết trên blog này sẽ giải đáp những câu hỏi này và nhiều hơn nữa, cung cấp cho bạn mọi thông tin cần thiết. hợp lý hóa việc vận chuyển của bạn quá trình.

Phiếu đóng gói là gì?

Phiếu đóng gói là một tài liệu đi kèm với hàng hóa được vận chuyển, liệt kê chi tiết nội dung của từng kiện hàng. Hãy coi nó như một lộ trình cho... lô hàng—nó cho bạn và khách hàng biết chính xác những gì nên có bên trong hộp.

Không giống như hóa đơn tập trung vào thông tin chi tiết về thanh toán và giá cả, phiếu đóng gói chỉ tập trung vào nội dung vật lý của lô hàng.

Phiếu đóng gói thường bao gồm:

Số đơn hàng để dễ tham khảo
Thông tin khách hàng, bao gồm địa chỉ giao hàng
Mô tả sản phẩm có mã SKU khi áp dụng
Số lượng của từng mặt hàng được vận chuyển
Ngày giao hàng
Hướng dẫn xử lý đặc biệt nếu cần.

Hầu hết các phiếu đóng gói đều được in trên giấy tiêu chuẩn 8.5″ x 11″ và được đặt bên trong hoặc dán bên ngoài kiện hàng. Chúng đóng vai trò là cầu nối giao tiếp giữa đội ngũ kho bãi, hãng vận chuyển và khách hàng, đảm bảo mọi người luôn nắm rõ thông tin trong suốt quá trình giao hàng.

A được thiết kế tốt Phiếu đóng gói cung cấp thông tin cần thiết mà không làm người nhận choáng ngợp với những chi tiết không cần thiết, chẳng hạn như giá cả hoặc điều khoản thanh toán, vốn thường có trên hóa đơn.

Mục đích của Phiếu đóng gói

Tại sao doanh nghiệp cần phiếu đóng gói? Câu trả lời nằm ở những lợi ích đa dạng mà loại giấy tờ này mang lại cho toàn bộ hoạt động của bạn.

Quản lý hàng tồn kho và độ chính xác

Phiếu đóng gói đóng vai trò là tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn chống lại sai sót trong vận chuyển. Khi đội ngũ của bạn sử dụng phiếu đóng gói để kiểm tra nội dung gói hàng trước khi niêm phong hộp, họ sẽ phát hiện ra lỗi trước cả khách hàng. Bước kiểm soát chất lượng đơn giản này giúp giảm đáng kể chi phí trả lại và đổi hàng.

Nhân viên kho của bạn có thể nhanh chóng đối chiếu phiếu đóng gói để đảm bảo hàng hóa và số lượng chính xác được đóng gói trong mỗi kiện hàng. Không cần phải băn khoăn liệu chiếc áo len xanh cỡ vừa kia có thực sự thuộc về bà Johnson hay không. trật tự—cái phiếu đóng gói cung cấp thông tin rõ ràng ngay lập tức.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng rất trân trọng việc biết chính xác những gì họ nhận được, đặc biệt là với những đơn hàng lớn hoặc phức tạp. Phiếu đóng gói rõ ràng cho phép họ xác minh việc giao hàng ngay khi mở gói hàng. Sự minh bạch này tạo dựng niềm tin và giảm thiểu các yêu cầu dịch vụ khách hàng về việc thiếu hoặc sai sản phẩm.

Khi khách hàng có thể dễ dàng so sánh các mặt hàng nhận được với kỳ vọng của họ, họ có nhiều khả năng trở thành người mua hàng thường xuyên hơn. trông chuyên nghiệp Phiếu đóng gói cũng củng cố sự chú ý của thương hiệu bạn đến từng chi tiết và cam kết làm hài lòng khách hàng.

Xử lý trả hàng hợp lý

Việc trả hàng là điều không thể tránh khỏi trong bán lẻ, nhưng phiếu đóng gói giúp quy trình này trở nên dễ dàng hơn cho tất cả mọi người liên quan. Khi khách hàng cần trả lại hàng, họ có thể tham khảo phiếu đóng gói để xác định sản phẩm và chi tiết đơn hàng cụ thể. Đội ngũ chăm sóc khách hàng của bạn có thể nhanh chóng tìm thấy đơn hàng gốc và xử lý việc trả hàng hiệu quả hơn.

Hồ sơ theo dõi này cũng giúp bạn xác định các mẫu trả hàng, có khả năng phát hiện các vấn đề về chất lượng sản phẩm hoặc vấn đề vận chuyển cần giải quyết.

Bảo vệ pháp lý và tài chính

Phiếu đóng gói đóng vai trò là bằng chứng về hàng hóa đã được vận chuyển và thời gian vận chuyển. Trong trường hợp tranh chấp vận chuyển hoặc yêu cầu bồi thường bảo hiểm, những tài liệu này cung cấp bằng chứng có giá trị về nội dung gói hàng và ngày giao hàng. Chúng tạo ra một hồ sơ lưu trữ bảo vệ lợi ích kinh doanh của bạn đồng thời duy trì các tiêu chuẩn chuyên nghiệp.

Cách tạo phiếu đóng gói

Việc tạo phiếu đóng gói không đòi hỏi kỹ năng thiết kế chuyên sâu hay phần mềm đắt tiền. Hãy làm theo các bước đơn giản sau để tạo phiếu đóng gói phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Bước 1: Chọn định dạng của bạn

Quyết định xem bạn sẽ tạo phiếu đóng gói kỹ thuật số bằng phần mềm như Microsoft Word, Excel hoặc Google Docs, hay sử dụng phần mềm vận chuyển chuyên dụng. Định dạng kỹ thuật số mang lại sự linh hoạt và tùy chỉnh dễ dàng hơn, trong khi phần mềm chuyên dụng thường bao gồm các tính năng tự động hóa.

Hãy cân nhắc khối lượng đơn hàng của bạn khi đưa ra lựa chọn này. Mở to Các doanh nghiệp được hưởng lợi từ các giải pháp tự động, trong khi các hoạt động nhỏ hơn có thể thích các mẫu đơn giản, có thể tùy chỉnh.

Bước 2: Bao gồm thông tin cần thiết

Bắt đầu với tiêu đề doanh nghiệp, bao gồm tên công ty, logo và thông tin liên hệ. Thương hiệu này củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của bạn và cung cấp cho khách hàng thông tin tham khảo dễ dàng cho các đơn hàng trong tương lai.

Thêm các phần chuyên dụng cho:

Số đơn hàng và ngày
Tên khách hàng và địa chỉ giao hàng
Danh sách chi tiết các sản phẩm
Các trường số lượng và mô tả
Bất kỳ ghi chú hoặc hướng dẫn đặc biệt nào.

Nếu bạn bán sản phẩm có ngày hết hạn, số sê-ri hoặc thông tin theo dõi khác, hãy thêm các trường chuyên dụng để ghi lại những thông tin chi tiết này trên phiếu đóng gói.

Bước 3: Thiết kế cho sự rõ ràng

Sử dụng phông chữ rõ ràng, dễ đọc. Sắp xếp thông tin thành các phần hợp lý, tiêu đề rõ ràng và khoảng trắng vừa đủ. Hãy nhớ rằng, nhân viên kho thường làm việc nhanh, vì vậy sự rõ ràng quan trọng hơn sự sáng tạo.

Hãy cân nhắc sử dụng bảng để sắp xếp thông tin sản phẩm, vì chúng dễ đọc hơn định dạng đoạn văn. In đậm các yếu tố quan trọng như số đơn hàng và tên khách hàng để giúp nhân viên nhanh chóng tìm thấy các thông tin chính.

Hãy chú ý đến chất lượng in và độ bền của giấy, đặc biệt nếu phiếu đóng gói phải tiếp xúc với điều kiện kho bãi hoặc thời tiết trong quá trình vận chuyển.

Mẹo chuyên nghiệp:

Hãy cân nhắc thêm chính sách hoàn trả hoặc thông tin liên hệ dịch vụ khách hàng vào gói hàng, cùng với phiếu đóng gói, để giúp khách hàng Bưu phẩm đã được giao câu hỏi.
Dành chỗ trống để ghi tên viết tắt hoặc chữ ký của nhân viên để đảm bảo trách nhiệm trong quá trình đóng gói.

Tải xuống Mẫu Phiếu Đóng Gói

Tải xuống mẫu phiếu đóng gói miễn phí này được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ. Mẫu này bao gồm tất cả các yếu tố thiết yếu đã thảo luận ở trên và có thể dễ dàng tùy chỉnh theo thông tin doanh nghiệp của bạn.

Tải xuống mẫu

Cách sử dụng mẫu phiếu đóng gói

Quá trình này rất đơn giản:

Tải xuống và lưu mẫu vào máy tính của bạn
Thay thế văn bản giữ chỗ bằng tên doanh nghiệp, logo và thông tin liên hệ của bạn
Tùy chỉnh các trường sản phẩm để phù hợp với hệ thống kho của bạn
In thử nhiều bản để đảm bảo định dạng chính xác
Đào tạo nhóm của bạn về cách hoàn thành và sử dụng đúng cách.

Thay đổi màu sắc, phông chữ và bố cục để phù hợp với nhận diện thương hiệu của bạn trong khi vẫn duy trì cấu trúc chức năng giúp phiếu đóng gói trở nên hiệu quả.

Tạo phiếu đóng gói ngay lập tức

Việc tạo phiếu đóng gói thủ công cho mỗi đơn hàng trở nên mất thời gian Khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Đó chính là lúc Ecwid by Lightspeed biến đổi hoạt động vận chuyển của bạn từ tẻ nhạt thành hiệu quả.

Nếu bạn sử dụng Ecwid của Lightspeed cho cửa hàng trực tuyến của mình, bạn không cần phải tự tạo phiếu đóng gói cho mỗi đơn hàng hay loay hoay với các mẫu. Bạn chỉ cần in đơn hàng ra!

Đơn hàng có thể in là bản tóm tắt chi tiết đơn hàng xác nhận việc đặt hàng thành công. Bạn có thể sử dụng chúng làm phiếu đóng gói để đảm bảo tất cả sản phẩm đã đặt đều được đóng gói cẩn thận trước khi giao hàng.

Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể in đơn hàng và có được một làm sẵn phiếu đóng gói với tất cả các chi tiết quan trọng.

Mẫu đơn hàng mặc định có thể in của Ecwid được thiết kế để phù hợp với mọi doanh nghiệp. Mẫu đơn hàng bao gồm tên và địa chỉ công ty của bạn, tên và địa chỉ giao hàng của người mua, phương thức thanh toán và giao hàng đã chọn, chi tiết sản phẩm đã đặt hàng và tổng giá trị đơn hàng.

Mẫu phiếu đóng gói bạn có thể tạo trong cửa hàng Ecwid của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột

của Ecwid được xây dựng trong Các tùy chọn cho phép bạn thêm logo cửa hàng, mã số thuế, thông tin chi tiết về doanh nghiệp hoặc thông báo chân trang vào đơn hàng có thể in. Để tùy chỉnh thêm, bạn có thể sửa đổi mẫu hóa đơn cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

Ngoài ra, nhóm của bạn có thể nhanh chóng xác định vị trí đơn hàng bằng cách quét mã vạch trên đơn hàng có thể in bằng ứng dụng Ecwid Mobile, giúp nhóm của bạn xử lý đơn hàng nhanh hơn.

Tìm hiểu thêm về đơn hàng có thể in trong Trung tâm trợ giúp.

Vận chuyển hợp lý với Ecwid

Chưa hết! Ecwid còn cung cấp nhiều hơn thế nữa, không chỉ là những đơn hàng có thể in. Nền tảng này còn bao gồm các công cụ vận chuyển mạnh mẽ được thiết kế để đơn giản hóa toàn bộ quy trình chuẩn bị đơn hàng của bạn.

Để gửi một đơn hàng, bạn cần mua và in nhãn vận chuyển. Nhãn vận chuyển hoạt động giống như một con tem, cho thấy bạn đã thanh toán đúng số tiền bưu phí. Nhãn cũng cung cấp thông tin để đơn vị vận chuyển thực hiện việc vận chuyển. giao hàng—cái địa chỉ người gửi và người nhận, trọng lượng và kích thước của gói hàng, và dịch vụ được yêu cầu.

Người dùng Ecwid có thể mua và in nhãn vận chuyển ngay từ quản trị viên Ecwid. Mức phí thấp hơn giá bán lẻ tại bưu điện và thông tin đơn hàng được tự động nhập. Nhờ đó, bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong quá trình vận chuyển.

Tìm hiểu thêm về mua và in nhãn vận chuyển từ quản trị viên Ecwid.

Việc tích hợp này giúp loại bỏ nhu cầu nhập thông tin khách hàng thủ công nhiều lần, giảm thiểu sai sót và tăng tốc quy trình xử lý đơn hàng. Đội ngũ của bạn có thể xử lý đơn hàng từ đầu đến cuối mà không cần chuyển đổi giữa nhiều nền tảng hoặc hệ thống.

Đưa doanh nghiệp của bạn lên tầm cao mới

Phiếu đóng gói có vẻ như là một chi tiết nhỏ, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại sự hài lòng cho khách hàng và hiệu quả hoạt động. Từ việc ngăn ngừa sai sót trong vận chuyển đến việc nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, những tài liệu đơn giản này mang lại giá trị đáng kể với chi phí đầu tư tối thiểu.

Hãy tận dụng các giải pháp tự động hóa của Ecwid by Lightspeed để hợp lý hóa toàn bộ quy trình vận chuyển của bạn. Khách hàng của bạn sẽ đánh giá cao sự tỉ mỉ đến từng chi tiết, đội ngũ của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi từ tính chính xác và tính chuyên nghiệp được cải thiện.

Khám phá các giải pháp thương mại điện tử toàn diện của Ecwid by Lightspeed và tìm hiểu cách các công cụ phù hợp có thể giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn cạnh tranh với các nhà bán lẻ lớn hơn trong khi vẫn duy trì được nét riêng giúp bạn trở nên khác biệt.

Bán trực tuyến

Với Ecwid Ecommerce, bạn có thể dễ dàng bán hàng ở mọi nơi, cho bất kỳ ai — qua internet và trên toàn thế giới.

Bắt đầu

Bán hàng trên mạng

Tháng Mười 1, 2025

Giới thiệu về tác giả

Anastasia Prokofieva là người viết nội dung tại Ecwid. Cô viết về tiếp thị và quảng bá trực tuyến để giúp công việc hàng ngày của các doanh nhân trở nên dễ dàng và bổ ích hơn. Cô ấy cũng thích mèo, sô cô la và làm kombucha tại nhà.