Hur man hanterar personalbehörigheter effektivt i din onlinebutik

När du behöver en extra uppsättning händer för att hantera de växande kraven i din webbutik vet du att du är på rätt väg. Heja alla företagare som bygger sin webbutik från grunden!

Varje verksamhet är unik, men alla anställda delar ett gemensamt behov. Oavsett om de är butikschefer, designers, utvecklare eller marknadsförare,—de kräver åtkomst till din onlinebutik för att utföra sitt ansvar effektivt.

Men du vill inte ge bort full tillgång till din butik för alla eftersom det kan bli svårt att hantera – vad ska du göra?

Fortsätt läsa för att upptäcka hur du kan ombord personal eller externa entreprenörer effektivt samtidigt som du begränsar åtkomsten till din butiks känsliga information.

Vikten av att hantera personalbehörigheter

I USA finns det 33.2 miljoner småföretag, men endast 16 % av dem har upp till 19 anställda. Så det är inte förvånande att när en företagsägare börjar anställa är personalbehörigheter inte deras första prioritet. Men att bara ge full tillgång till en webbutik är förmodligen inte den bästa idén.

För en nätbutiksägare är en av de viktigaste delarna av att ta in nyanställningar att hantera sin individuella butiksåtkomst. Om du till exempel skulle anlita en marknadsföringsassistent och en revisor skulle det vara vettigt att ge dem olika behörigheter till din webbutik.

Det är viktigt att ha unika åtkomstnivåer för anställda av flera skäl:

• Säkerhet: Se till att endast auktoriserade anställda kan komma åt känslig information och kritiska funktioner, vilket minskar risken för obehöriga åtgärder.
• Effektivitet: Effektivisera arbetsflöden och minska administrativt arbete genom att ge specifika behörigheter till gruppmedlemmar baserat på deras roller. Varje anställd kan strikt fokusera på sina utsedda uppgifter utan att överväldigas av onödig information eller funktioner.
• kontroll: Behåll kontrollen över din webbutik. Du kan tilldela lämpliga behörigheter och begränsa åtkomsten till vissa sektioner, vilket säkerställer att anställda bara har de verktyg de behöver för att utföra sina uppgifter och utmärka sig i sina jobb.
• Ansvarighet: Ha bättre ansvar inom din organisation. Att spåra aktiviteter och begränsa åtkomsten gör det lättare att identifiera ansvarig om några problem uppstår.
• Flexibilitet: Delegera uppgifter och ansvar mer effektivt. Anställda kan tilldelas roller med specifika behörigheter, vilket gör att de kan utföra sina uppgifter effektivt utan att behöva oroa sig för att oavsiktligt ändra eller radera viktiga data.

Hur man hanterar personalkonton i din onlinebutik

När du väljer en e-handelsplattform för din butik är det viktigt att se till att du kan lägga till och hantera personal med olika behörigheter.

Det spelar ingen roll om du har ett stort team som behöver tillgång till en webbutik eller bara 1-2 anställda som hjälper dig med beställningar. När det kommer till känslig information som dina kunders information eller faktureringsinformation för din webbutik är det viktigt att endast auktoriserade anställda har tillgång till den.

Om du använder Ecwid by Lightspeed kan du enkelt tilldela och hantera personalkonton i din onlinebutik för att ge dina teammedlemmar olika typer av åtkomst till din butik.

Registrera dig för Ecwid att starta en ny butik eller migrera din befintliga. Förutom en fantastisk onlinebutik och smarta personalkonton får du ytterligare fördelar som att sälja på sociala medier och marknadsplatser.

För att lägga till personal i din Ecwid-butik, gå till din Ecwid-administratör, Min profil → Personalkonton → Lägg till personalmedlem. Glöm inte att kryssa i de behörigheter du tänker ge denna personal!

Här finns alla tillgängliga personalens tillstånd du kan bevilja i din Ecwid-butik:

• Försäljning: Låt din personal hantera beställningar, övergivna vagnar och kundlistor.
• Sortiment: Låt din personal hantera produkter och priser, spåra lager, uppdatera lagernivåer och hantera produktkategorier och presentkort.
• Marketing: Låt personalen hantera reklamkampanjer, rabatter, nyhetsbrev och automatiska e-postmeddelanden.
• Rapporter och analyser: Låt personalen hantera butiksanalysverktyg och visa rapporter och försäljningsstatistik.
• Webbplats: Tillåt personalen att hantera din e-handelswebbplats (alias Instant Site) och ändra webbadressen. Lägg dessutom till din onlinebutik på andra webbplatser.
• Försäljningskanaler: Låt personalen sköta försäljningen på sociala medier och marknadsplatser.
• Butiksinställningar, frakt och betalningsmetoder: Gör det möjligt för personalen att ändra butikens juridiska, skattemässiga och andra inställningar. Du kan också tillåta dem att hantera administratörs- och kundmeddelanden, betalningar, frakt och mer information om dina butiksinställningar.

Det som är bra med att hantera personalbehörigheter i din Ecwid-butik är att du kan kombinera behörigheterna som du vill. Du kan till exempel ge din marknadsföringsspecialist tillgång till marknadsföring och rapporter. Eller låt din butikschef hantera försäljnings-, katalog- och försäljningskanaler. Samtidigt kommer du att kunna begränsa åtkomsten till verktyg som de inte kräver.

Observera att som butiksägare är det bara du som kan visa, lägga till och ta bort personal, ge behörigheter, se faktureringsinformation och ändra butikens prenumeration.

Lär dig mer om personalbehörigheter samt att lägga till, hantera och ta bort personalkonton i din Ecwid-butik i vår Hjälpcenter.

Vilka affärsuppgifter du kan delegera

Att växa ett företag är omöjligt utan att delegera uppgifter till ditt team. En företagares att göra listan tar aldrig slut, och det är svårt att verkligen växa när du är den enda personen som hanterar dag för dag uppgifter.

Anställda kan bli den drivande kraften för produktlanseringar, marknadsföringskampanjer och kundtjänstinitiativ. Speciellt under den hetaste årstiden för alla som säljer online – svart Fredag ​​och Cyber ​​Monday.

Som företagsägare är du ansvarig för att se till att varje anställd har verktygen och resurserna för att göra sitt jobb effektivt. Genom att ge åtkomst till din butiks backend kan du säkerställa att varje anställd vet vad de ansvarar för och kan ta hand om nödvändiga uppdateringar eller ändringar snabbt.

Du kan till exempel delegera vissa uppgifter till:

• Butikschefer att hantera försäljning, uppdatera produktdetaljer och kontrollera lager
• Uppfyllelseoperatörer för att förbereda beställningar för frakt, leverans eller i lager pickupen
• Marknadschefer för att sätta upp popup-fönster och banners, köra kampanjer och lägga till Facebook Pixel eller Google Analytics för att mäta annonsresultat
• Utvecklare för att anpassa din e-handelswebbplats
• Designers för att hantera din webbbutiksdesign och ladda upp fotografier eller video.

Bästa metoder för att delegera uppgifter i onlinebutiken

Så du har bestämt dig för att delegera vissa onlinebutikshanteringsuppgifter till dina anställda. Grattis! Men är du villig att dela ditt användarnamn och lösenord med den här personen? Och ge dem tillgång till allt i din webbutik? Det verkar som att detta inte är den bästa idén eftersom det kan bli svårt att hantera.

Här är några sätt som du kan säkerställa att din onlinebutik fungerar smidigt när du delegerar affärsuppgifter:

Ge åtkomst endast till de som behöver det

Begränsa försiktigt åtkomsten till känslig programvara, som din e-handels- eller redovisningsplattform. Detsamma gäller när du ger tillgång till ditt varumärkes sociala medier konton – du vill inte låta varje teammedlem göra inlägg för ditt varumärkes räkning. På så sätt vet du vem som jobbar med vad.

Ha säkerhetsrutiner på plats

För att säkerställa att din onlinebutiksdata är säker från obehörig åtkomst, hjälper det att ha en uppsättning säkerhetsprocedurer. Detta kan inkludera:

• Kräver att dina teammedlemmar använder starka lösenord och två-faktor autentisering när du loggar in
• Använda säkra betalningsgateways, som Lightspeed Payments, Stripe eller PayPal
• Uppdatera mjukvara regelbundet och säkerhetskopiera data
• Se till att varje anställd genomför e-handelssäkerhetsutbildning.

För mer information om hur du skyddar din webbutik, läs artikeln nedan.

Ombord innan tillträde beviljas

Se till att dina nyanställda och entreprenörer har gått igenom introduktions- och utbildningsprocessen innan de ger dem åtkomst, eftersom detta kommer att hjälpa dem att navigera genom din butik och dina verktyg på ett effektivt sätt.

Om du till exempel använder Ecwid av Lightspeed som din e-handelsplattform kan du ge dina teammedlemmar en guidad rundtur om hur du navigerar i Ecwid-administratören. Dessutom kan du dela länkar till vår Hjälpcenter or video tutorials.

Tilldela behörigheter beroende på roll

Skapa individuella användarkonton för varje anställd - aldrig dela ett konto med flera användare. Detta kommer att hjälpa till att hålla reda på vem som gjorde vad i webbutiken. Tilldela roller och behörigheter så att varje anställd kan utföra sina uppgifter med lätthet.

Återkalla behörigheter från tidigare personal i tid

För att säkerställa effektiviteten i din butik rekommenderas det starkt att du regelbundet granskar och uppdaterar listan över personalkonton. Genom att ta bort inaktiva eller tidigare anställda från ditt konto kan du skydda känslig information och effektivisera hanteringen av din butiks verksamhet.

Om du använder Ecwid för att sälja online kan du se alla anställda som har tillgång till din butik på Personalkonton sidan för din Ecwid-administratör. Här kan du redigera behörigheter eller återkalla åtkomst helt och hållet.

Hantera dina personalkonton enkelt med Ecwid

Nu när du är i slingan om personalbehörigheter och hur de kan hjälpa dig att höja din hantering av din e-handelsbutik, är det dags att ta ansvar.

Med Ecwid by Lightspeed kan du enkelt hantera vem som har tillgång till vilken del av din butik på ett ställe. Du kan tilldela olika behörighetsnivåer till varje användare så att endast behörig personal kan komma åt känslig information eller kunddata. På så sätt kan du vara säker på att din onlineverksamhet fungerar smidigt och att dina anställda är redo att ta det till toppen!

För att lära dig mer om hur du hanterar ditt team som företagsägare, kolla in följande resurser från vår blogg och podcast:

• Hur du anställer och hanterar personal för din växande onlinebutik
• Podcast: Hur man bygger och skalar ett fjärrteam
• Hur man tar en semester när du driver ett företag
• 8 frågor att ställa alla frilansare innan du anställer dem

Lycklig försäljning!