Čo je to baliaci list? Sprievodca pre malé firmy + bezplatná šablóna

Pridal 2 mesiacmi by Anastasia Prokofieva

Či už posielate ručne vyrábané šperky alebo kancelárske potreby vo veľkom, dobre spracované Dodací list zabezpečí, že vaše balíky dorazia kompletné a vaši zákazníci zostanú spokojní.

Ale čo sú to baliace listy? Ako si vytvoríte taký, ktorý bude vyhovovať vášmu podnikaniu? Tento blogový príspevok odpovedá na tieto a ďalšie otázky a poskytne vám všetko, čo potrebujete zefektívnite svoju prepravu proces.

Čo je to baliaci list?

Dodací list je dokument, ktorý je priložený k odoslanému tovaru a v ktorom je podrobne uvedený obsah každého balíka. Predstavte si ho ako plán pre vaše zásielka – to presne povie vám aj vášmu zákazníkovi, čo by malo byť vo vnútri krabice.

Na rozdiel od faktúry, ktorá sa zameriava na platobné údaje a ceny, dodací list sa zameriava výlučne na fyzický obsah zásielky.

Dodací list zvyčajne obsahuje:

Číslo objednávky pre jednoduchšiu orientáciu
Informácie o zákazníkovi vrátane dodacej adresy
Popisy produktov s číslami SKU, ak sú k dispozícii
Množstvo každej odoslanej položky
Dátum odoslania
V prípade potreby špeciálne pokyny na manipuláciu.

Väčšina dodacích listov sa tlačí na štandardný papier s rozmermi 8.5″ x 11″ a umiestňuje sa dovnútra alebo na vonkajšiu stranu balíkov. Slúžia ako komunikačný mostík medzi vaším skladovým tímom, prepravcami a zákazníkmi, čím sa zabezpečuje, že všetci zostanú počas celého procesu doručenia informovaní.

A dobre navrhnutý Dodací list poskytuje dôležité informácie bez toho, aby zahlcoval príjemcov zbytočnými podrobnosťami, ako sú ceny alebo platobné podmienky, ktoré patria na faktúry.

Účel dodacích listov

Prečo firmy potrebujú dodacie listy? Odpoveď spočíva v mnohých výhodách, ktoré tieto dokumenty poskytujú v rámci celej vašej prevádzky.

Riadenie zásob a presnosť

Dodacie listy slúžia ako vaša prvá obranná línia proti chybám pri preprave. Keď váš tím použije dodací list na overenie obsahu balíka pred zalepením krabíc, odhalí chyby skôr, ako ich odhalia zákazníci. Tento jednoduchý krok kontroly kvality dramaticky znižuje nákladné vrátenie a výmenu tovaru.

Vaši skladníci si môžu rýchlo pozrieť dodací list, aby sa uistili, že do každého balíka sa dostanú správne položky a množstvá. Netreba sa pýtať, či ten modrý sveter vo veľkosti M skutočne patrí do obchodu s potravinami pani Johnsonovej. poriadok – ten Dodací list poskytuje okamžitú prehľadnosť.

Vylepšená zákaznícka skúsenosť

Zákazníci oceňujú, že presne vedia, čo dostávajú, najmä pri veľkých alebo zložitých objednávkach. Prehľadný dodací list im umožňuje overiť si doručenie ihneď po otvorení balíka. Táto transparentnosť buduje dôveru a znižuje počet otázok zákazníckeho servisu ohľadom chýbajúcich alebo nesprávnych položiek.

Keď zákazníci dokážu ľahko zosúladiť prijaté položky so svojimi očakávaniami, je pravdepodobnejšie, že sa stanú opakovanými kupujúcimi. profesionálne vyzerajúci Dodací list tiež posilňuje pozornosť vašej značky venovanú detailom a záväzok k spokojnosti zákazníkov.

Zjednodušené spracovanie vrátení tovaru

Vrátenie tovaru je v maloobchode nevyhnutné, ale dodacie listy uľahčujú proces pre všetkých zúčastnených. Keď zákazníci potrebujú vrátiť tovar, môžu sa na dodacom liste odvolať na identifikáciu konkrétnych produktov a podrobností objednávky. Váš tím zákazníckej podpory dokáže rýchlo nájsť pôvodnú objednávku a efektívnejšie spracovať vrátenie tovaru.

Táto dokumentácia vám tiež pomôže identifikovať vzorce vo vrátení tovaru, čo môže odhaliť problémy s kvalitou produktov alebo problémy s prepravou, ktoré je potrebné riešiť.

Právna a finančná ochrana

Dodacie listy slúžia ako dôkaz o tom, čo a kedy bolo odoslané. V prípade sporov o prepravu alebo poistných udalostí poskytujú tieto dokumenty cenný dôkaz o obsahu balíka a dátume doručenia. Vytvárajú papierovú stopu, ktorá chráni vaše obchodné záujmy a zároveň zachováva profesionálne štandardy.

Ako vytvoriť baliaci list

Vytváranie dodacích listov nevyžaduje pokročilé dizajnérske zručnosti ani drahý softvér. Postupujte podľa týchto jednoduchých krokov a vytvorte dodacie listy, ktoré budú vyhovovať vašej firme.

Krok 1: Vyberte si formát

Rozhodnite sa, či budete vytvárať dodacie listy digitálne pomocou softvéru ako Microsoft Word, Excel alebo Google Docs, alebo či použijete špecializovaný softvér na prepravu. Digitálne formáty ponúkajú väčšiu flexibilitu a jednoduchšie prispôsobenie, zatiaľ čo špecializovaný softvér často obsahuje funkcie automatizácie.

Pri tomto výbere zvážte objem vašej objednávky. Vysoká hlasitosť Firmy profitujú z automatizovaných riešení, zatiaľ čo menšie prevádzky môžu uprednostňovať jednoduché, prispôsobiteľné šablóny.

Krok 2: Uveďte základné informácie

Začnite s hlavičkou vašej firmy, vrátane názvu spoločnosti, loga a kontaktných informácií. Táto budova branding posilňuje váš profesionálny imidž a poskytuje zákazníkom jednoduchú referenciu pre budúce objednávky.

Pridajte samostatné sekcie pre:

Číslo a dátum objednávky
Meno zákazníka a dodacia adresa
Položkový zoznam produktov
Polia pre množstvo a popis
Akékoľvek špeciálne poznámky alebo pokyny.

Ak predávate produkty s dátumami spotreby, sériovými číslami alebo inými informáciami o sledovaní, pridajte vyhradené polia na zaznamenanie týchto údajov na dodacích listoch.

Krok 3: Návrh pre prehľadnosť

Používajte čisté a čitateľné písma. Usporiadajte informácie do logických sekcií s jasnými nadpismi a dostatočným bielym priestorom. Pamätajte, že skladníci často pracujú rýchlo, takže jasnosť je dôležitejšia ako kreativita.

Zvážte použitie tabuliek na usporiadanie informácií o produktoch, pretože sa ľahšie prezerajú ako odsekové formáty. Zvýraznite dôležité prvky, ako sú čísla objednávok a mená zákazníkov, aby ste zamestnancom pomohli rýchlo nájsť kľúčové podrobnosti.

Venujte pozornosť kvalite tlače a trvanlivosti papiera, najmä ak budú baliace listy počas prepravy vystavené skladovacím podmienkam alebo poveternostným vplyvom.

Tipy pre profesionálov:

Zvážte pridanie informácií o pravidlách vrátenia tovaru alebo kontaktných údajov zákazníckeho servisu do balíka spolu s dodacími listami, aby ste zákazníkom pomohli po doručení otázky.
Pre zachovanie zodpovednosti pri balení vyhraďte miesto pre iniciály alebo podpisy zamestnancov.

Stiahnite si šablónu dodacieho listu

Stiahnite si túto bezplatnú šablónu dodacieho listu navrhnutú špeciálne pre malé podniky. Táto šablóna obsahuje všetky vyššie uvedené základné prvky a možno ju jednoducho prispôsobiť s informáciami o vašej firme.

Stiahnutie šablóny

Ako používať šablónu dodacieho listu

Postup je jednoduchý:

Stiahnite si a uložte si šablónu do počítača
Nahraďte zástupný text názvom, logom a kontaktnými údajmi vašej firmy
Prispôsobte polia produktov tak, aby zodpovedali vášmu systému skladových zásob
Vytlačte niekoľko kópií, aby ste sa uistili o správnom formátovaní.
Zaškoľte svoj tím v správnom dokončení a používaní.

Upravte farby, písma a prvky rozloženia tak, aby zodpovedali identite vašej značky, a zároveň zachujte funkčnú štruktúru, vďaka ktorej sú baliace listy efektívne.

Okamžite generujte dodacie listy

Manuálne vytváranie dodacích listov pre každú objednávku sa stáva časovo náročné ako vaše podnikanie rastie. A práve tu Ecwid od Lightspeed transformuje vaše prepravné operácie z únavných na efektívne.

Ak pre svoj internetový obchod používate Ecwid od Lightspeed, nemusíte pre každú objednávku od začiatku vytvárať dodací list ani sa trápiť so šablónami. Objednávky si môžete jednoducho vytlačiť!

Tlačiteľná objednávka je súhrn podrobností objednávky, ktorý potvrdzuje úspešné zadanie objednávky. Môžete ich použiť ako dodacie listy, aby ste sa uistili, že všetky objednané produkty sú pred odoslaním zabalené v krabici.

Jedným kliknutím si môžete vytlačiť objednávku a dostať konfekčné baliaci list so všetkými dôležitými detailmi.

Predvolená šablóna objednávky na tlač od Ecwidu je navrhnutá tak, aby fungovala pre akúkoľvek firmu. Obsahuje názov a adresu vašej spoločnosti, meno a dodaciu adresu kupujúceho, zvolené spôsoby platby a dopravy, podrobnosti o objednanom produkte a celkovú sumu objednávky.

Vzorový dodací list, ktorý si môžete vygenerovať vo svojom obchode Ecwid jediným kliknutím

Ecwida vstavaný Možnosti vám umožňujú pridať k tlačiteľnej objednávke logo obchodu, DIČ, ďalšie podrobnosti o firme alebo správu v päte. Pre ďalšie prispôsobenie môžete upraviť šablónu faktúry podľa svojich špecifických potrieb.

Navyše, váš tím môže rýchlo nájsť objednávku naskenovaním jej čiarového kódu na tlačiteľnej objednávke pomocou mobilnej aplikácie Ecwid, čo pomáha vášmu tímu rýchlejšie spracovať objednávky.

Ďalšie informácie o tlačiteľné objednávky v Centre pomoci.

Zjednodušte si prepravu s Ecwidom

To nie je všetko! Ecwid ponúka oveľa viac než len tlačiteľné objednávky. Platforma obsahuje robustné nástroje na prepravu, ktoré sú navrhnuté tak, aby zefektívnili celý proces prípravy vašej objednávky.

Na odoslanie objednávky si musíte kúpiť a vytlačiť prepravný štítok. Prepravný štítok funguje ako známka v tom zmysle, že preukazuje, že ste zaplatili správnu sumu poštovného. Taktiež poskytuje informácie pre dopravcu na vykonanie doručenie – adresy odosielateľa a príjemcu, hmotnosť a rozmery balíka a požadovanú službu.

Používatelia Ecwidu môžu kúpiť a vytlačiť prepravné štítky priamo z administrácie EcwiduSadzby sú nižšie ako maloobchodné sadzby na pošte a podrobnosti o objednávke sa vkladajú automaticky. Týmto spôsobom ušetríte čas a peniaze a zároveň zabezpečíte presnosť procesu prepravy.

Ďalšie informácie o nákup a tlač prepravných štítkov od administrátora Ecwidu.

Táto integrácia eliminuje potrebu manuálneho zadávania informácií o zákazníkoch viackrát, čím sa znižuje počet chýb a zrýchľuje proces plnenia objednávok. Váš tím môže spracovať objednávky od začiatku do konca bez prepínania medzi viacerými platformami alebo systémami.

Posuňte svoje podnikanie na vyššiu úroveň

Dodacie listy sa môžu zdať ako malý detail, ale zohrávajú kľúčovú úlohu v spokojnosti zákazníkov a prevádzkovej efektívnosti. Od predchádzania chybám pri preprave až po zlepšenie vášho profesionálneho imidžu, tieto jednoduché dokumenty prinášajú významnú hodnotu za minimálnu investíciu.

Využite automatizované riešenia Ecwid od Lightspeed na zefektívnenie celého procesu prepravy. Vaši zákazníci ocenia pozornosť venovanú detailom, váš tím bude pracovať efektívnejšie a vaša firma bude profitovať zo zvýšenej presnosti a profesionality.

Preskúmajte komplexné riešenia elektronického obchodu od spoločnosti Ecwid od Lightspeed a zistite, ako vám správne nástroje môžu pomôcť pri konkurencii s väčšími maloobchodníkmi a zároveň si zachovať osobný prístup, ktorý vás odlišuje.

O autorovi

Anastasia Prokofieva je autorkou obsahu v Ecwid. Píše o online marketingu a propagácii, aby podnikateľom zjednodušila každodennú rutinu a stala sa prínosnejšou. Má slabosť aj pre mačky, čokoládu a domácu prípravu kombuchy.