Vad är en följesedel? Guide för småföretag + gratis mall

Posted 2 månader sedan by Anastasia Prokofieva

Oavsett om du skickar handgjorda smycken eller kontorsmaterial i bulk, a välgjorda En följesedel säkerställer att dina paket anländer kompletta och att dina kunder förblir nöjda.

Men vad är följesedlar? Hur skapar du en som fungerar för ditt företag? Det här blogginlägget svarar på dessa frågor och mer och ger dig allt du behöver för att effektivisera din frakt processen.

Vad är en packsedel?

En följesedel är ett dokument som medföljer varor som skickas och som i detalj listar innehållet i varje paket. Tänk på det som en färdplan för din försändelse—det berättar för både dig och din kund exakt vad som ska finnas i lådan.

Till skillnad från en faktura, som fokuserar på betalningsdetaljer och prissättning, koncentrerar sig en följesedel enbart på det fysiska innehållet i försändelsen.

En följesedel innehåller vanligtvis:

Ordernummer för enkel referens
Kundinformation, inklusive leveransadress
Produktbeskrivningar med SKU-nummer när så är tillämpligt
Antal av varje levererad vara
Leveransdatum
Särskilda hanteringsinstruktioner om det behövs.

De flesta följesedlar trycks på standardpapper i storleken 8.5 x 11 tum och placeras inuti eller fästs på utsidan av paketen. De fungerar som en kommunikationsbrygga mellan ditt lagerteam, transportörer och kunder, vilket säkerställer att alla är uppdaterade under hela leveransprocessen.

A väl-designad Följesedeln ger viktig information utan att överbelasta mottagarna med onödiga detaljer, såsom prissättning eller betalningsvillkor, som hör hemma på fakturor.

Syftet med följesedlar

Varför behöver företag följesedlar? Svaret ligger i de många fördelar som dessa dokument ger för hela verksamheten.

Lagerhantering och noggrannhet

Följesedlar fungerar som er första försvarslinje mot fraktfel. När ert team använder en följesedel för att verifiera paketinnehållet innan de förseglar lådor, upptäcker de misstag innan kunderna gör det. Detta enkla kvalitetskontrollsteg minskar dramatiskt kostsamma returer och byten.

Er lagerpersonal kan snabbt se följesedeln för att säkerställa att rätt artiklar och kvantiteter hamnar i varje paket. Ni behöver inte undra om den där blå tröjan i storlek medium faktiskt hör hemma i Mrs. Johnsons. ordningen—den följesedeln ger omedelbar klarhet.

Förbättrad kundupplevelse

Kunder uppskattar att veta exakt vad de får, särskilt vid stora eller komplexa beställningar. En tydlig följesedel gör att de kan verifiera leveransen direkt efter att paketet öppnats. Denna transparens bygger förtroende och minskar kundtjänstförfrågningar om saknade eller felaktiga varor.

När kunder enkelt kan matcha mottagna varor med sina förväntningar är det mer sannolikt att de blir återkommande köpare. professionellt utseende Följesedeln förstärker också ditt varumärkes noggrannhet och engagemang för kundnöjdhet.

Effektiviserad returhantering

Returer är oundvikliga inom detaljhandeln, men följesedlar gör processen smidigare för alla inblandade. När kunder behöver returnera varor kan de använda följesedlen för att identifiera specifika produkter och orderinformation. Er kundtjänst kan snabbt hitta den ursprungliga beställningen och behandla returer mer effektivt.

Denna dokumentation hjälper dig också att identifiera mönster i returer, vilket potentiellt avslöjar problem med produktkvaliteten eller leveransproblem som behöver åtgärdas.

Rättsligt och ekonomiskt skydd

Följesedlar fungerar som bevis på vad som skickades och när. Vid transporttvister eller försäkringsärenden ger dessa dokument värdefulla bevis på paketets innehåll och leveransdatum. De skapar ett pappersspår som skyddar dina affärsintressen samtidigt som de upprätthåller professionella standarder.

Hur man skapar en följesedel

Att skapa följesedlar kräver inte avancerade designkunskaper eller dyr programvara. Följ dessa enkla steg för att skapa följesedlar som fungerar för ditt företag.

Steg 1: Välj ditt format

Bestäm om du ska skapa följesedlar digitalt med hjälp av programvara som Microsoft Word, Excel eller Google Docs, eller använda specialiserad fraktprogramvara. Digitala format erbjuder mer flexibilitet och enklare anpassning, medan specialiserad programvara ofta inkluderar automatiseringsfunktioner.

Tänk på din ordervolym när du gör detta val. Hög volym Företag gynnas av automatiserade lösningar, medan mindre verksamheter kan föredra enkla, anpassningsbara mallar.

Steg 2: Inkludera viktig information

Börja med din företagsrubrik, inklusive företagsnamn, logotyp och kontaktinformation. Denna varumärkesprofilering förstärker din professionella image och ger kunderna en enkel referens för framtida beställningar.

Lägg till dedikerade avsnitt för:

Ordernummer och datum
Kundens namn och leveransadress
Specificerad lista över produkter
Antal och beskrivningsfält
Eventuella speciella anmärkningar eller instruktioner.

Om du säljer produkter med utgångsdatum, serienummer eller annan spårningsinformation, lägg till dedikerade fält för att samla in dessa uppgifter på dina följesedlar.

Steg 3: Design för tydlighet

Använd rena, lättlästa typsnitt. Organisera informationen i logiska avsnitt med tydliga rubriker och tillräckligt med vitt utrymme. Kom ihåg att lagerpersonal ofta arbetar snabbt, så tydlighet trumfar kreativitet.

Överväg att använda tabeller för att organisera produktinformation, eftersom de är enklare att skanna än styckeformat. Markera viktiga element som ordernummer och kundnamn i fetstil för att hjälpa personalen att snabbt hitta viktig information.

Var uppmärksam på tryckkvalitet och pappershållbarhet, särskilt om följesedlarna kommer att utsättas för lagerförhållanden eller väder under transport.

Pro-tips:

Överväg att lägga till din returpolicy eller kundtjänstens kontaktuppgifter på paketet, tillsammans med följesedlar, för att hjälpa kunderna med efter leverans frågor.
Inkludera utrymme för medarbetarnas initialer eller underskrifter för att upprätthålla ansvarsskyldighet i din packningsprocess.

Ladda ner en mall för följesedel

Ladda ner den här kostnadsfria mallen för följesedel, speciellt utformad för småföretag. Mallen innehåller alla viktiga element som diskuterats ovan och kan enkelt anpassas med din företagsinformation.

Ladda ner mall

Så här använder du mallen för följesedel

Processen är enkel:

Ladda ner och spara mallen på din dator
Ersätt platshållartext med ditt företagsnamn, logotyp och kontaktuppgifter
Anpassa produktfält så att de matchar ditt lagersystem
Testutskrift av flera kopior för att säkerställa korrekt formatering
Utbilda ditt team i korrekt ifyllande och användning.

Ändra färger, teckensnitt och layoutelement så att de matchar din varumärkesidentitet, samtidigt som du bibehåller den funktionella strukturen som gör följesedlar effektiva.

Generera följesedlar direkt

Att skapa följesedlar manuellt för varje beställning blir tidskrävande allt eftersom ditt företag växer. Det är där Ecwid från Lightspeed förvandlar din fraktverksamhet från tråkig till effektiv.

Om du använder Ecwid från Lightspeed för din webbutik behöver du inte skapa en följesedel från grunden för varje beställning eller kämpa med mallar. Du kan helt enkelt skriva ut beställningarna!

En utskrivbar beställning är en sammanfattning av orderinformation som bekräftar en lyckad beställning. Du kan använda dem som följesedlar för att säkerställa att alla beställda produkter finns i en låda innan de skickas.

Med bara ett klick kan du skriva ut en beställning och få en färdiga följesedel med alla viktiga detaljer.

Ecwids standardmall för utskrivbara beställningar är utformad för att fungera för alla företag. Den innehåller ditt företagsnamn och adress, köparens namn och leveransadress, valda betalnings- och leveransmetoder, information om beställda produkter och en specificerad ordersumma.

Ett exempel på en följesedel som du kan generera i din Ecwid-butik med bara ett klick.

Ecwids inbyggd Med alternativen kan du lägga till en butikslogotyp, ett personnummer, fler företagsuppgifter eller ett sidfotsmeddelande till din utskrivbara beställning. För ytterligare anpassning kan du ändra fakturamallen så att den passar dina specifika behov.

Dessutom kan ditt team snabbt hitta en beställning genom att skanna streckkoden på en utskrivbar beställning med hjälp av Ecwid Mobile-appen, vilket hjälper ditt team att behandla beställningar snabbare.

Läs mer om utskrivbara beställningar i hjälpcentret.

Effektivisera frakt med Ecwid

Det är inte allt! Ecwid erbjuder mycket mer än bara utskrivbara beställningar. Plattformen innehåller robusta leveransverktyg utformade för att effektivisera hela din orderförberedelseprocess.

För att skicka en beställning behöver du köpa och skriva ut en fraktetikett. En fraktetikett fungerar som ett frimärke genom att den visar att du har betalat rätt porto. Den ger också transportören information för att utföra leveransen—den avsändarens och mottagarens adresser, paketets vikt och mått samt den begärda tjänsten.

Ecwid-användare kan köp och skriv ut fraktetiketter direkt från Ecwid-administratörenPriserna är lägre än vanliga postpriser och orderuppgifterna matas in automatiskt. På så sätt sparar du tid och pengar samtidigt som du säkerställer noggrannhet i din leveransprocess.

Läs mer om köpa och skriva ut fraktetiketter från Ecwid-administratören.

Denna integration eliminerar behovet av att manuellt ange kundinformation flera gånger, vilket minskar fel och snabbar upp din orderhanteringsprocess. Ditt team kan behandla beställningar från början till slut utan att växla mellan flera plattformar eller system.

Ta ditt företag till nästa nivå

Följesedlar kan verka som en liten detalj, men de spelar en avgörande roll för kundnöjdhet och driftseffektivitet. Från att förhindra leveransfel till att förbättra din professionella image, ger dessa enkla dokument betydande värde för minimal investering.

Dra nytta av Ecwid by Lightspeeds automatiserade lösningar för att effektivisera hela din leveransprocess. Dina kunder kommer att uppskatta noggrannheten, ditt team kommer att arbeta mer effektivt och ditt företag kommer att dra nytta av förbättrad noggrannhet och professionalism.

Utforska Ecwid by Lightspeeds omfattande e-handelslösningar och upptäck hur rätt verktyg kan hjälpa ditt lilla företag att konkurrera med större återförsäljare samtidigt som du behåller den personliga touchen som skiljer dig från mängden.

Om författaren

Anastasia Prokofieva är en innehållsskribent på Ecwid. Hon skriver om marknadsföring och marknadsföring online för att göra entreprenörers vardag enklare och mer givande. Hon har också en soft spot för katter, choklad och att göra kombucha hemma.