Småbedriftsbokføring og regnskap 101 for e-handel

Lagt ut 6 år siden by Aniqa Hijazi, Ecwid Team

Uansett om du bestemmer deg for å outsource dette aspektet av virksomheten din eller ta en mer gjør-det-selv-tilnærming, er det et par ting du må være klar over når det gjelder bokføring og regnskap for småbedrifter.

Fra å etablere en forretningsbankkonto til å forberede skattesesongen, å kjenne det grunnleggende rundt den økonomiske siden av driften din kan gjøre livet ditt mye mindre stressende – og kan hjelpe deg med å optimalisere virksomheten din også.

Sett opp en forretningsbankkonto

Å sette opp en egen forretningsbankkonto er det aller første skrittet mot problemfritt regnskap for din lille bedrift.

Ikke bare gjør det det mye enklere å holde styr på din business-relaterte utgifter, men hvis du er en annen forretningsenhet enn en eneeier (som betyr LLC, aksjeselskap, partnerskap, etc.), er du juridisk pålagt å ha en dedikert forretningsbankkonto.

Det er en god idé å ha to typer kontoer:

Sjekker: Til forretningsutgifter som inventar, reise, fraktkostnader, emballasje forsyningerOsv
besparelser: For å gjemme bort fortjeneste og en prosentandel av inntektene dine for skatt tid.

Når du velger en bank for virksomheten din, sørg for å undersøke deres forskjellige gebyrstrukturer, balansekrav og, for enkelhets skyld, nærhet til der du bor. Noen statlige banker tilbyr gratis forretningsbankkontoer, men husk å lese det som står med liten skrift.

Husk også integrasjon. Hvis du skal knytte bedriftskontoene dine til en regnskapsprogramvare, må du vite at noen mindre, lokale banker ikke har muligheten til å integrere med disse verktøyene.

Før du går til banken, sørg for at du har den nødvendige dokumentasjonen med deg, for eksempel:

etablert firmanavn
skatte-ID
personlig identifikasjon.

Spor utgiftene dine

Deretter vil du bestemme hvordan du skal dokumentere forretningsutgiftene dine. Dette vil hjelpe deg å holde et godt øye med marginene dine og kostnader – og det gjør skattetiden mye enklere også.

En del av dette betyr å holde orden på kvitteringer og fakturaer. Sørg for å ta vare på kvitteringer som er påløpt fra:

Kontorutgifter: hvilken prosentandel av hjemmet ditt du bruker til virksomhet, eller hvis du har et eksternt kontor, kvitteringer knyttet til den utgiften
Kjørelengde eller kjøretøyutgifter: Du kan trekke fra den årlige kjørelengden du legger på bilen din for forretningsreiser (du får en statlig mandat sats), eller du kan trekke fra en prosentandel av dine totale årlige kjøretøyutgifter (som oljeskift, gass osv.)
Reise: Hotell-, mat- og transportkostnader fra forretningsreiser
Måltider/underholdning: Forretningsmøter til lunsj, for eksempel – bare husk å notere hvem du møtte på baksiden.

Dokumentasjon er avgjørende for pålitelig utgiftssporing. Enten du bruker enkle mapper for å holde kvitteringene sammen eller en nettløsning som Expensify, pass på at du alltid holder orden på kvitteringene. Hvis du noen gang blir revidert av skattemyndighetene, vil de se det detaljerte papirsporet ditt.

Bildekilde: Expensify

For å gjøre denne prosessen litt enklere, kan du ta noen proaktive skritt for dokumentasjon og lagring. Vurder følgende tips:

Hold en kjørelogg i bilen din slik at du kan dokumentere tilbakelagte mil (og destinasjonen) med en gang. En enkel månedsplanlegger fungerer godt for dette.
Ha en liten trekkspillmappe i bilen eller reisevesken med seksjoner merket for ulike typer kvitteringer. Dette reduserer risikoen for at de blir skadet eller mistet under reisen.
En gang i måneden kontrollerer du kvitteringssummen mot kontoutskriften din for å sikre at det ikke er noen avvik.

Hvis du kan ta disse trinnene mot nøyaktig journalføring, du vil gjøre det lettere for deg selv (eller regnskapsføreren din) når du monterer uberørte, feilfritt bøker.

bokføring

Deretter skal vi snakke om bokføringen.

Bokføring er den daglige prosessen med å registrere forretningsutgifter og transaksjoner og avstemme dem med kontoutskrifter. I motsetning til regnskap, som ser på tallene fra et mer utzoomet perspektiv for analyse, handler denne delen av prosessen om å sikre korrekt dokumentasjon.

Det er et par forskjellige måter du kan nærme deg på:

Arbeid med en lokal bokholder/regnskapsførersom håndterer det for deg.
DIY-tilnærming, som betyr å bruke et regneark eller sky-baserte løsning som Wave.

Det riktige alternativet for deg avhenger av båndbredden og evnen din. Hvis du er skremt av dette aspektet av virksomheten din eller rett og slett ikke har tid til å vie til bokføringsrelatert oppgaver, vil outsourcing av dette arbeidet til en profesjonell bidra til å sikre at du ikke forvirrer når skattetiden kommer. Hvis du føler deg komfortabel med å ta ledelsen når det gjelder tallene, her er noen grunnleggende ting du bør huske på når du forbereder bøkene dine:

Kundefordringer og -gjeld: Hva kundene skylder deg, så vel som hva du skylder andre
Inntekter og utgifter: Alle transaksjoner, inkludert salg og kostnader forbundet med å drive forretning
Inventar: Detaljert fordeling av lagermengder, kjøpsdatoer, solgte datoer osv.

Det er viktig å holde bøkene dine så nøyaktige og up-to-date som mulig, siden disse tallene vil hjelpe deg å ta mer informerte forretningsbeslutninger.

Forstå skattekravene dine

For mange småbedriftseiere er skattesiden av virksomheten kan være ganske skremmende. Men med riktig mengde sparing og nøye bokføring kan det faktisk være ganske enkelt.

For det selvstendig næringsdrivende mengden (enkeleeiere, LLCer og partnerskap), vil du kreve forretningsinntekt på din personlige selvangivelse. Selskaper er forskjellige ved at de fungerer som separate enheter, så arkiveringskravene er litt forskjellige.

Hvis du tjener mer enn 1,000 USD per år, må du foreta estimerte kvartalsvise skattebetalinger. For å beregne de kvartalsvise betalingene dine, er det en god idé å se fjorårets innleveringer som en veiledning hvis virksomheten din har holdt seg uendret. Hvis ikke, vil du estimere forventet inntekt minus fradrag for året. Hvis du er i USA, vil du fullføre en 1040-ES regneark.

Totalt sett vil du planlegge å sette av en del av inntektene dine skattetid.

Hvor mye? En sikker rekkevidde er 30-40 %, ifølge Wall Street Journal. Det er bedre å spare mer enn du trenger i stedet for å måtte streve for å finne ut hva du skylder på skattetidspunktet.

Overvåk nøkkeltall

Mens du fullfører bokføringsarbeidet, vil du gjøre noen analyser for å overvåke nøkkeltall og se etter trender og mønstre som kan hjelpe deg med å forbedre virksomheten. Noen viktige ytelsesindikatorer å holde øye med inkluderer:

Bruttomarginer: Denne prosentandelen vil hjelpe deg med å overvåke marginene dine og få et godt grep om hvor mye du faktisk tjener på produktene dine. For å beregne bruttomargin, bruk formelen: Bruttomargin (%) = (inntekt — varekostnad) / inntekt

Månedlig salg: Se etter mønstre som hjelper deg med å oppdage langsomme måneder og travle måneder. Bruk disse dataene til å informere din markedsførings- og annonseringsstrategi.

Markedsføringsavkastning: Hold oversikt over avkastningen på investeringen fra dine ulike markedsføringstiltak for å finne ut hvilke kanaler og plattformer som gir de beste resultatene. Gå fremover, bruk mer på kanalene som gir høyest avkastning og kutt ut lavpresterende.

Den gode nyheten er at Ecwid har detaljert salgsrapporter innebygd i plattformen, som du kan se nedenfor:

Bare husk: Tallene lyver ikke. Se tilbake til disse nøkkeltallene når du vurderer hvilke produkter du skal lager på nytt, prisøkninger, frakt/pakkeutgifter og mer.

Bokføring og regnskap for små bedrifter: Enklere enn du tror

Med riktig finansiell informasjon og et fantastisk produkt kan du vokse en blomstrende liten bedrift på kort tid. Hvis du gjør det journalføring selv eller outsourcer det til en ekspert, hold pulsen på nøkkeltallene og rapportene som vil hjelpe deg å forstå hvordan operasjonen din fungerer.

Vil du ha mer innhold på den økonomiske siden av småbedriften din? Sjekk ut:

Om forfatteren

Aniqa, finansdirektør i Ecwid, har hjulpet bedrifter med å oppnå ønskede økonomiske og forretningsmessige mål med fokus på compliance og operasjonell fortreffelighet. Utenom jobben elsker hun interiørdesign og reise rundt i verden.

Regnskap, økonomi og jus E-handel Blueprint