How to Manage Staff Permissions Efficiently in Your Online Store

When you need an extra set of hands to handle the growing demands of your online store, you know you’re on the right track. Cheers to all business owners building their online store from the ground up!

Every business is unique, yet all employees share a common need. Whether they are store managers, デザイナー, 開発者, or marketers,—they require access to your online store to carry out their responsibilities effectively.

But you don’t want to give away full access to your store to everyone as it can become difficult to manage–what should you do?

Keep reading to discover how to onboard staff or any external contractors efficiently while limiting access to your store’s sensitive information.

The Importance of Managing Staff Permissions

In the US, there are 33.2 million small businesses, but only 16% of them have up to 19 従業員. そう, 事業主が雇用を開始するとき、それは驚くべきことではありません, スタッフの許可は最優先事項ではない. でも, オンライン ストアへのフル アクセスを許可するだけでは、おそらく最良のアイデアとは言えません。.

オンラインストアオーナー様へ, 新入社員のオンボーディングで最も重要な部分の 1 つは、各店舗へのアクセスを管理することです. 例えば, マーケティングアシスタントと会計士を雇うとしたら, it would make sense to grant them different permissions to your online store.

従業員に独自のアクセス レベルを設定することは、いくつかの理由から不可欠です。:

• 安全: 許可された従業員のみが機密情報や重要な機能にアクセスできるようにする, 不正なアクションの可能性を下げる.
• 効率: チームメンバーに役割に基づいて特定の権限を付与することで、ワークフローを合理化し、管理作業を削減します。. 各従業員は、不必要な情報や機能に圧倒されることなく、指定されたタスクに厳密に集中できます。.
• コントロール: オンラインストアの管理を維持する. 適切な権限を割り当て、特定のセクションへのアクセスを制限できます。, 従業員が職務を遂行し、仕事で優れた能力を発揮するために必要なツールのみを確実に保有できるようにする.
• 説明責任: 組織内での説明責任を強化する. Tracking activities and limiting access makes it easier to identify the responsible party if any issues arise.
• Flexibility: Delegate tasks and responsibilities more effectively. Employees can be assigned roles with specific permissions, allowing them to perform their duties efficiently without worrying about accidentally modifying or deleting crucial data.

How to Manage Staff Accounts in Your Online Store

When choosing an ecommerce platform for your store, さまざまな権限を持つスタッフを追加および管理できるようにすることが重要です.

オンライン ストアにアクセスする必要がある大規模なチームがあるか、それとも単に 1-2 注文を手伝ってくれる従業員. When it comes to sensitive data like your customers’ info or billing information of your online store, 許可された従業員のみがアクセスできるようにすることが重要です.

Ecwid by Lightspeed を使用している場合, オンライン ストアのスタッフ アカウントを簡単に割り当てて管理し、チーム メンバーにストアへのさまざまな種類のアクセス権を与えることができます。.

Ecwidに登録する 新しいお店を立ち上げたり、 移行する あなたの既存のもの. 素晴らしいオンラインストアと賢いスタッフアカウントに加えて, ソーシャルメディアやマーケットプレイスでの販売などの追加のメリットが得られます.

Ecwid ストアにスタッフ メンバーを追加するには, Ecwid 管理者に移動します, 私のプロフィール → スタッフアカウント → スタッフメンバーを追加. このスタッフメンバーに与える予定の権限にチェックを入れることを忘れないでください!

ここですべて利用可能です スタッフの許可 Ecwid ストアで付与できます:

• 販売: スタッフに注文を管理させましょう, 放棄されたカート, そして顧客リスト.
• カタログ: スタッフに商品と価格を管理させましょう, 在庫を追跡する, 在庫レベルを更新する, 製品カテゴリとギフトカードを管理します.
• マーケティング: スタッフが広告キャンペーンを管理できるようにする, 割引, ニュースレター, および自動メール.
• レポートと分析: スタッフが店舗分析ツールを管理し、レポートや販売統計を表示できるようにする.
• Webサイト: スタッフが e コマース Web サイトを管理できるようにする (別名インスタント サイト) そしてウェブサイトのアドレスを変更します. プラス, オンライン ストアを他のサイトに追加する.
• 販売チャネル: スタッフメンバーにソーシャルメディアやマーケットプレイスでの販売を管理させる.
• 設定を保存する, 運送, および支払い方法: スタッフが店舗の法律を変更できるようにする, 税, およびその他の設定. 管理者と顧客への通知の管理を許可することもできます, 支払い, 運送, ストアの設定に関する詳細.

Ecwid ストアでスタッフの権限を管理することの優れている点は、 必要に応じて権限を組み合わせることができます. 例えば, マーケティング スペシャリストにマーケティングとレポートへのアクセスを許可できます。. また, 販売は店長に任せましょう, カタログ, と販売チャネル. 同時に, 必要のないツールへのアクセスを制限できるようになります.

店主として注意してください, あなただけが見ることができます, 追加, そしてスタッフを排除する, 権限を与える, 請求情報を参照, ストアのサブスクリプションを変更する.

スタッフの権限と追加について詳しくは、こちらをご覧ください。, 管理します, Ecwid ストアのスタッフ アカウントを削除する ヘルプセンター.

What Business Tasks You Can Delegate

Growing a business is impossible without delegating tasks to your team. A business owner’s to-do list is neverending, and it’s hard to truly grow when you’re the only person handling the day-to-day tasks.

Employees can become the driving force for product launches, マーケティング キャンペーン, と customer service initiatives. Especially during the hottest season for anyone selling online—Black Friday and Cyber Monday.

As the business owner, あなたには、すべての従業員が効率的に仕事を遂行するためのツールとリソースを確保する責任があります。. ストアのバックエンドへのアクセスを許可することで, 各スタッフが自分の責任を理解し、必要な更新や変更を迅速に処理できるようにすることができます。.

例えば, いくつかのタスクを委任することができます:

• 店長 売上を管理する, 製品の詳細を更新する, そして在庫を管理する
• フルフィルメントオペレーター 注文の発送を準備するため, 配達, または店頭受け取り
• マーケティングマネージャー ポップアップとバナーを設定するには, プロモーションを実行する, Facebook Pixel または Google Analytics を追加して広告のパフォーマンスを測定します
• 開発者 eコマースウェブサイトをカスタマイズするには
• デザイナー オンラインストアのデザインを管理し、写真やビデオをアップロードするため.

オンライン ストアのタスクを委任するためのベスト プラクティス

そう, オンライン ストア管理タスクの一部を従業員に委任することに決めたとします。. おめでとう! しかし、ログイン名とパスワードをこの人と共有してもよろしいですか?? And give them access to everything in your online store? It seems like this is not the best idea as it can get difficult to manage.

Here are some ways that you can ensure your online store runs smoothly while delegating business tasks:

必要な人にのみアクセスを提供する

機密性の高いソフトウェアへのアクセスを慎重に制限する, eコマースや会計プラットフォームなど. ブランドのソーシャル メディア アカウントへのアクセスを許可する場合も同じことが当てはまります。チーム メンバー全員がブランドを代表して投稿できるようにする必要はありません。. こちらです, you know who is working on what.

セキュリティ手順を整備する

To ensure your online store data is safe from unauthorized access, 一連のセキュリティ手順を用意しておくと役立ちます. これには以下が含まれる可能性があります:

• チームメンバーにログイン時に強力なパスワードと 2 要素認証の使用を要求する
• 安全な支払いゲートウェイの使用, ライトスピード決済など, 縞, またはPayPal
• ソフトウェアの定期的なアップデートとデータのバックアップ
• すべての従業員が e コマース セキュリティ トレーニングを確実に完了するようにする.

オンラインストアの保護の詳細については、, 以下の記事を読んでください.

アクセスを許可する前にオンボード

新入社員と請負業者にアクセスを許可する前に、新人研修とトレーニングのプロセスを確実に受けてください。, as this will help them navigate through your store and tools efficiently.

例えば, Ecwid by Lightspeed を e コマース プラットフォームとして使用している場合, Ecwid 管理者の操作に関するガイド付きツアーをチームメンバーに提供できます。. プラス, 私たちのリンクを共有できます ヘルプセンター また ビデオチュートリアル.

役割に応じて権限を割り当てる

従業員ごとに個別のユーザー アカウントを作成します。1 つのアカウントを複数のユーザーと共有しないでください。. これは、オンライン ストアで誰が何をしたかを追跡するのに役立ちます. 各従業員が簡単に職務を遂行できるように役割と権限を割り当てる.

元スタッフからの許可を適時に取り消す

To ensure the efficiency of your store, スタッフアカウントのリストを定期的に確認して更新することを強くお勧めします。. By removing any inactive or former staff members from your account, you can safeguard sensitive information and streamline the management of your store’s operations.

If you use Ecwid to sell online, you can see all the staff members who have access to your store on the Staff Accounts page of your Ecwid admin. ここに, you can edit permissions or revoke access altogether.

Manage Your Staff Accounts Easily with Ecwid

Now that you’re in the loop about staff permissions and how they can help level up your ecommerce store management, it’s time to take charge.

Lightspeed の Ecwid で, you can easily manage who has access to what part of your store in one place. You can assign different permission levels to each user so only authorized staff members can access sensitive information or customer data. こちらです, you can rest assured that your online business is running smoothly, and your employees are ready to take it to the top!

To learn more about managing your team as a business owner, check out the following resources from our blog and podcast:

• 成長するオンライン ストアのためにスタッフを雇用および管理する方法
• Podcast: How to Build and Scale a Remote Team
• How to Take a Vacation When You Run a Business
• 8 フリーランサーを雇う前に尋ねるべき質問

幸せな販売!