Cos'è una bolla di accompagnamento? Guida per le piccole imprese + modello gratuito

Inviato 2 mesi fa by Anastasia Prokofiev

Che tu stia spedendo gioielli fatti a mano o forniture per ufficio all'ingrosso, un ben realizzato La bolla di accompagnamento garantisce che i tuoi pacchi arrivino completi e che i tuoi clienti rimangano soddisfatti.

Ma cosa sono le bolle di accompagnamento? Come crearne una adatta alla tua attività? Questo articolo del blog risponde a queste e altre domande, fornendoti tutto ciò di cui hai bisogno. semplifica le tue spedizioni

Cos'è una distinta di trasporto?

La bolla di accompagnamento è un documento che accompagna la merce spedita, elencando in dettaglio il contenuto di ogni pacco. Consideralo una tabella di marcia per il tuo spedizione—esso comunica esattamente a te e al tuo cliente cosa dovrebbe esserci all'interno della scatola.

A differenza di una fattura, che si concentra sui dettagli di pagamento e sul prezzo, una bolla di accompagnamento si concentra esclusivamente sul contenuto fisico della spedizione.

Una bolla di accompagnamento in genere include:

Numero d'ordine per un facile riferimento
Informazioni sul cliente, incluso l'indirizzo di spedizione
Descrizioni dei prodotti con numeri SKU, ove applicabile
Quantità di ogni articolo spedito
Data di spedizione
Se necessario, istruzioni speciali per la manipolazione.

La maggior parte delle bolle di consegna sono stampate su carta standard da 8.5" x 11" e inserite all'interno o all'esterno dei pacchi. Fungono da ponte di comunicazione tra il personale del magazzino, i corrieri e i clienti, garantendo che tutti siano aggiornati durante tutto il processo di consegna.

A ben progettato La bolla di accompagnamento fornisce informazioni essenziali senza sommergere i destinatari con dettagli non necessari, come prezzi o condizioni di pagamento, che dovrebbero essere riportati sulle fatture.

Scopo delle bolle di accompagnamento

Perché le aziende hanno bisogno delle bolle di accompagnamento? La risposta sta nei molteplici vantaggi che questi documenti offrono a tutta la tua attività.

Gestione e precisione dell'inventario

Le bolle di accompagnamento rappresentano la prima linea di difesa contro gli errori di spedizione. Quando il tuo team utilizza una bolla di accompagnamento per verificare il contenuto del pacco prima di sigillare le scatole, individua gli errori prima che lo facciano i clienti. Questo semplice controllo qualità riduce drasticamente i costosi resi e cambi.

Il personale del tuo magazzino può consultare rapidamente la bolla di accompagnamento per assicurarsi che gli articoli e le quantità corrette siano inseriti in ogni pacco. Non c'è bisogno di chiedersi se quel maglione blu di taglia media appartenga davvero alla signora Johnson's. ordine—il la bolla di accompagnamento fornisce chiarezza immediata.

Esperienza del cliente migliorata

I clienti apprezzano sapere esattamente cosa stanno ricevendo, soprattutto nel caso di ordini grandi o complessi. Una bolla di consegna trasparente consente loro di verificare la consegna immediatamente dopo l'apertura del pacco. Questa trasparenza crea fiducia e riduce le richieste di assistenza clienti relative ad articoli mancanti o errati.

Quando i clienti possono facilmente abbinare gli articoli ricevuti alle loro aspettative, è più probabile che diventino acquirenti abituali. dall'aspetto professionale La bolla di accompagnamento rafforza inoltre l'attenzione del tuo marchio ai dettagli e l'impegno verso la soddisfazione del cliente.

Elaborazione semplificata dei resi

I resi sono inevitabili nel commercio al dettaglio, ma le bolle di accompagnamento semplificano il processo per tutti i soggetti coinvolti. Quando i clienti devono restituire degli articoli, possono fare riferimento alla bolla di accompagnamento per identificare prodotti specifici e i dettagli dell'ordine. Il team del servizio clienti può individuare rapidamente l'ordine originale ed elaborare i resi in modo più efficiente.

Questa documentazione ti aiuta anche a identificare schemi nei resi, rivelando potenzialmente problemi di qualità del prodotto o di spedizione che devono essere affrontati.

Tutela legale e finanziaria

Le bolle di accompagnamento servono come prova di ciò che è stato spedito e quando. In caso di controversie sulla spedizione o richieste di risarcimento assicurativo, questi documenti forniscono una preziosa prova del contenuto del pacco e delle date di consegna. Creano una traccia documentale che tutela i vostri interessi aziendali, mantenendo al contempo standard professionali.

Come creare una bolla di accompagnamento

Per creare bolle di accompagnamento non sono necessarie competenze di progettazione avanzate o software costosi. Segui questi semplici passaggi per creare bolle di accompagnamento adatte alla tua attività.

Passaggio 1: scegli il formato

Decidi se creare le bolle di consegna in formato digitale utilizzando software come Microsoft Word, Excel o Google Docs, oppure se utilizzare un software di spedizione specializzato. I formati digitali offrono maggiore flessibilità e una personalizzazione più semplice, mentre i software specializzati spesso includono funzionalità di automazione.

Quando fai questa scelta, considera il volume del tuo ordine. Volume alto Le aziende traggono vantaggio dalle soluzioni automatizzate, mentre le attività più piccole potrebbero preferire modelli semplici e personalizzabili.

Passaggio 2: includere le informazioni essenziali

Inizia con l'intestazione della tua attività, includendo nome, logo e informazioni di contatto. Questo branding rafforza la tua immagine professionale e fornisce ai clienti un facile riferimento per gli ordini futuri.

Aggiungi sezioni dedicate per:

Numero e data dell'ordine
Nome del cliente e indirizzo di spedizione
Elenco dettagliato dei prodotti
Campi quantità e descrizione
Eventuali note o istruzioni speciali.

Se vendi prodotti con date di scadenza, numeri di serie o altre informazioni di tracciabilità, aggiungi campi dedicati per acquisire questi dettagli sulle tue bolle di accompagnamento.

Fase 3: Progettare per la chiarezza

Utilizza caratteri puliti e leggibili. Organizza le informazioni in sezioni logiche con titoli chiari e spazi bianchi adeguati. Ricorda che il personale di magazzino lavora spesso velocemente, quindi la chiarezza prevale sulla creatività.

Valuta l'utilizzo di tabelle per organizzare le informazioni sui prodotti, poiché sono più facili da consultare rispetto ai formati a paragrafi. Metti in grassetto gli elementi importanti, come numeri d'ordine e nomi dei clienti, per aiutare il personale a individuare rapidamente i dettagli chiave.

Prestare attenzione alla qualità di stampa e alla durata della carta, soprattutto se le bolle di accompagnamento saranno esposte alle condizioni di magazzino o alle intemperie durante la spedizione.

Suggerimenti professionali:

Prendi in considerazione l'aggiunta della tua politica di reso o delle informazioni di contatto del servizio clienti al pacco, insieme alle bolle di accompagnamento, per aiutare i clienti con post-consegna domande.
Lascia spazio per le iniziali o le firme dei dipendenti per garantire la responsabilità del processo di imballaggio.

Scarica un modello di bolla di accompagnamento

Scarica questo modello gratuito di bolla di accompagnamento, progettato specificamente per le piccole imprese. Questo modello include tutti gli elementi essenziali discussi sopra e può essere facilmente personalizzato con le informazioni aziendali.

Scarica modello

Come utilizzare il modello di bolla di accompagnamento

Il procedimento è semplice:

Scarica e salva il modello sul tuo computer
Sostituisci il testo segnaposto con il nome della tua attività, il logo e i dettagli di contatto
Personalizza i campi dei prodotti in modo che corrispondano al tuo sistema di inventario
Prova a stampare diverse copie per assicurarti che la formattazione sia corretta
Forma il tuo team sul corretto completamento e utilizzo.

Modifica colori, caratteri ed elementi di layout per adattarli all'identità del tuo marchio, mantenendo al contempo la struttura funzionale che rende efficaci le bolle di accompagnamento.

Generare bolle di accompagnamento all'istante

La creazione manuale delle bolle di accompagnamento per ogni ordine diventa richiede tempo Man mano che la tua attività cresce, Ecwid by Lightspeed trasforma le tue operazioni di spedizione da noiose a efficienti.

Se utilizzi Ecwid di Lightspeed per il tuo negozio online, non dovrai più creare una bolla di accompagnamento da zero per ogni ordine o preoccuparti dei modelli. Puoi semplicemente stampare gli ordini!

Un ordine stampabile è un riepilogo dei dettagli dell'ordine che ne conferma l'avvenuto invio. Puoi utilizzarlo come bolla di consegna per assicurarti che tutti i prodotti ordinati siano all'interno di una scatola prima della spedizione.

Con un solo clic puoi stampare un ordine e prendi un preconfezionato bolla di accompagnamento con tutti i dettagli importanti.

Il modello di ordine stampabile predefinito di Ecwid è progettato per adattarsi a qualsiasi attività. Include il nome e l'indirizzo della tua azienda, il nome e l'indirizzo di spedizione dell'acquirente, i metodi di pagamento e spedizione scelti, i dettagli del prodotto ordinato e il totale dell'ordine dettagliato.

Un esempio di bolla di accompagnamento che puoi generare nel tuo negozio Ecwid con un solo clic

Di Ecwid incassato Le opzioni ti consentono di aggiungere il logo del tuo negozio, il codice fiscale, ulteriori dettagli aziendali o un messaggio a piè di pagina al tuo ordine stampabile. Per un'ulteriore personalizzazione, puoi modificare il modello di fattura in base alle tue esigenze specifiche.

Inoltre, il tuo team può individuare rapidamente un ordine scansionando il codice a barre su un ordine stampabile tramite l'app Ecwid Mobile, che aiuta il tuo team a elaborare gli ordini più velocemente.

Scopri ordini stampabili nel Centro assistenza.

Semplifica le spedizioni con Ecwid

Ma non è tutto! Ecwid offre molto più di semplici ordini stampabili. La piattaforma include solidi strumenti di spedizione progettati per semplificare l'intero processo di preparazione degli ordini.

Per spedire un ordine, è necessario acquistare e stampare un'etichetta di spedizione. Un'etichetta di spedizione funziona come un francobollo in quanto attesta che hai pagato l'importo corretto delle spese postali. Fornisce inoltre le informazioni necessarie al corriere per eseguire la spedizione. consegna—il gli indirizzi del mittente e del destinatario, il peso e le dimensioni del pacco e il servizio richiesto.

Gli utenti di Ecwid possono acquista e stampa etichette di spedizione direttamente dall'amministrazione di EcwidLe tariffe sono inferiori a quelle al dettaglio presso l'ufficio postale e i dettagli dell'ordine vengono inseriti automaticamente. In questo modo, risparmi tempo e denaro, garantendo al contempo la precisione del processo di spedizione.

Scopri acquisto e stampa etichette di spedizione dall'amministratore di Ecwid.

Questa integrazione elimina la necessità di inserire manualmente più volte le informazioni sui clienti, riducendo gli errori e velocizzando il processo di evasione. Il tuo team può elaborare gli ordini dall'inizio alla fine senza dover passare da una piattaforma o un sistema all'altro.

Porta la tua attività al livello successivo

Le bolle di accompagnamento possono sembrare un dettaglio di poco conto, ma svolgono un ruolo cruciale nella soddisfazione del cliente e nell'efficienza operativa. Dalla prevenzione degli errori di spedizione al miglioramento dell'immagine professionale, questi semplici documenti offrono un valore significativo a fronte di un investimento minimo.

Approfitta delle soluzioni automatizzate di Ecwid by Lightspeed per semplificare l'intero processo di spedizione. I tuoi clienti apprezzeranno l'attenzione ai dettagli, il tuo team lavorerà in modo più efficiente e la tua attività trarrà vantaggio da maggiore precisione e professionalità.

Esplora le soluzioni e-commerce complete di Ecwid by Lightspeed e scopri come gli strumenti giusti possono aiutare la tua piccola impresa a competere con i grandi rivenditori, mantenendo al contempo il tocco personale che ti distingue.

Circa l'autore

Anastasia Prokofieva è una scrittrice di contenuti presso Ecwid. Scrive di marketing e promozione online per rendere la routine quotidiana degli imprenditori più semplice e gratificante. Ha anche un debole per i gatti, il cioccolato e la preparazione del kombucha in casa.