When you need an extra set of hands to handle the growing demands of your online store, you know you’re on the right track. Cheers to all business owners building their online store from the ground up!
Every business is unique, yet all employees share a common need. Whether they are store managers, desainer, pengusaha, or marketers,—they require access to your online store to carry out their responsibilities effectively.
But you don’t want to give away full access to your store to everyone as it can become difficult to manage–what should you do?
Keep reading to discover how to onboard staff or any external contractors efficiently while limiting access to your store’s sensitive information.
The Importance of Managing Staff Permissions
Di AS, ada 33.2 juta usaha kecil, tapi hanya 16% of them have up to 19 karyawan. Jadi, it’s not surprising that when a business owner starts hiring, staff permissions are not their first priority. Namun, just granting full access to an online store is probably not the best idea.
Di AS, hanya 16% of small businesses have 1-19 karyawan (Sumber: Forbes Advisor)
For an online store owner, one of the most important parts of onboarding new hires is managing their individual store access. Misalnya, if you were to hire a marketing assistant and an accountant, it would make sense to grant them different permissions to your online store.
Having unique employee access levels is essential for several reasons:
- Keamanan: Ensure that only authorized employees can access sensitive information and critical functions, lowering the possibility of unauthorized actions.
- Efficiency: Streamline workflows and reduce administrative work by granting specific permissions to team members based on their roles. Each employee can strictly focus on their designated tasks without being overwhelmed by unnecessary information or functionalities.
- Kontrol: Pertahankan kendali atas toko online Anda. Anda dapat menetapkan izin yang sesuai dan membatasi akses ke bagian tertentu, memastikan bahwa karyawan hanya memiliki alat yang mereka butuhkan untuk memenuhi tugas mereka dan unggul dalam pekerjaan mereka.
- Akuntabilitas: Miliki akuntabilitas yang lebih baik dalam organisasi Anda. Melacak aktivitas dan membatasi akses memudahkan untuk mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab jika ada masalah yang muncul.
- Fleksibilitas: Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab dengan lebih efektif. Karyawan dapat diberi peran dengan izin khusus, memungkinkan mereka menjalankan tugasnya secara efisien tanpa khawatir akan mengubah atau menghapus data penting secara tidak sengaja.
Cara Mengelola Akun Staf di Toko Online Anda
Saat memilih platform e-niaga untuk toko Anda, sangat penting untuk memastikan bahwa ini memungkinkan Anda menambah dan mengelola staf dengan izin berbeda.
Tidak masalah jika Anda memiliki tim besar yang membutuhkan akses ke toko online atau sekedarnya 1-2 karyawan membantu Anda dengan pesanan. Jika menyangkut data sensitif seperti pelanggan Anda’ info or billing information of your online store, it’s critical that only authorized employees have access to it.
If you’re using Ecwid by Lightspeed, you can easily assign and manage staff accounts in your online store to give your team members different types of access to your store.
Mendaftar untuk Ecwid to set up a new store or migrate your existing one. Besides a superb online store and smart staff accounts, you’ll get additional benefits like selling on social media and marketplaces.
Contoh toko online yang dibuat dengan Ecwid oleh Lightspeed
Untuk menambahkan anggota staf ke toko Ecwid Anda, pergi ke admin Ecwid Anda, Profil Saya → Akun Staf → Tambah Anggota Staf. Jangan lupa untuk mencentang izin yang ingin Anda berikan kepada anggota staf ini!
Di sini semuanya tersedia izin staf Anda dapat memberikannya di toko Ecwid Anda:
- Penjualan: Biarkan staf Anda mengelola pesanan, gerobak terlantar, dan daftar pelanggan.
- Katalog: Biarkan staf Anda mengelola produk dan harga, persediaan track, memperbarui tingkat stok, dan mengelola kategori produk dan kartu hadiah.
- Pemasaran: Izinkan staf untuk mengelola kampanye periklanan, diskon, newsletters, dan email otomatis.
- Laporan dan analitik: Memungkinkan staf untuk mengelola alat analisis toko dan melihat laporan dan statistik penjualan.
- Website: Izinkan staf untuk mengelola situs web e-niaga Anda (alias Situs Instan) dan mengubah alamat situs web. Plus, tambahkan toko online Anda ke situs lain.
- saluran penjualan: Biarkan anggota staf mengelola penjualan di media sosial dan pasar.
- Pengaturan toko, pengiriman, dan metode pembayaran: Memungkinkan staf untuk mengubah hukum toko, pajak, dan pengaturan lainnya. Anda juga dapat mengizinkan mereka mengelola notifikasi admin dan pelanggan, pembayaran, pengiriman, dan detail lebih lanjut terkait pengaturan toko Anda.
Apa yang hebat tentang mengelola izin staf di toko Ecwid Anda adalah itu you can combine the permissions as you like. Misalnya, you can grant your marketing specialist access to Marketing and Reports. Atau, let your store manager handle Sales, Katalog, and Sales channels. Pada waktu yang sama, Anda akan dapat membatasi akses ke alat yang tidak diperlukan.
Pilih izin mana yang ingin Anda berikan kepada anggota tim Anda
Perhatikan bahwa sebagai pemilik toko, hanya Anda yang dapat melihatnya, tambahkan, dan memberhentikan anggota staf, memberikan izin, lihat informasi penagihan, dan mengubah langganan toko.
Pelajari lebih lanjut tentang izin staf serta penambahan, mengelola, dan menghapus akun staf di toko Ecwid Anda di kami Bantuan Pusat.
Tugas Bisnis Apa yang Dapat Anda Delegasikan
Mengembangkan bisnis tidak mungkin terjadi tanpa mendelegasikan tugas ke tim Anda. Daftar tugas yang harus dilakukan seorang pemilik bisnis tidak pernah ada habisnya, dan sulit untuk benar-benar berkembang jika Anda satu-satunya orang yang menangani tugas sehari-hari.
Karyawan dapat menjadi pendorong peluncuran produk, kampanye pemasaran, dan inisiatif layanan pelanggan. Terutama selama musim terpanas bagi siapa pun yang berjualan online—Black Friday dan Cyber Monday.
Sebagai pemilik bisnis, Anda bertanggung jawab untuk memastikan setiap karyawan memiliki alat dan sumber daya untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien. Dengan memberikan akses ke backend toko Anda, Anda dapat memastikan bahwa setiap anggota staf mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan dapat menangani pembaruan atau perubahan apa pun yang diperlukan dengan cepat.
Misalnya, Anda dapat mendelegasikan beberapa tugas kepada:
- manajer toko untuk mengelola penjualan, detail produk update, dan mengontrol stok
- operator pemenuhan untuk menyiapkan pesanan untuk pengiriman, pengiriman, atau di toko Penjemputan
- manajer pemasaran untuk mengatur popup dan spanduk, menjalankan promosi, dan tambahkan Facebook Pixel atau Google Analytics untuk mengukur kinerja iklan
- Pengusaha untuk menyesuaikan situs web e-niaga Anda
- Desainer untuk mengelola desain toko online Anda dan mengunggah fotografi atau video.
Praktik Terbaik untuk Mendelegasikan Tugas Toko Online
Jadi, Anda telah memutuskan untuk mendelegasikan beberapa tugas pengelolaan toko online kepada karyawan Anda. Selamat! Namun apakah Anda bersedia membagikan login dan kata sandi Anda kepada orang ini? Dan beri mereka akses ke semua yang ada di toko online Anda? Sepertinya ini bukan ide terbaik karena bisa jadi sulit untuk dikelola.
Here are some ways that you can ensure your online store runs smoothly while delegating business tasks:
Berikan Akses Hanya kepada Mereka yang Membutuhkannya
Batasi akses ke perangkat lunak sensitif dengan hati-hati, seperti platform e-niaga atau akuntansi Anda. Hal yang sama berlaku ketika memberikan akses ke akun media sosial merek Anda—Anda tidak ingin membiarkan setiap anggota tim memposting atas nama merek Anda. Dengan cara ini, you know who is working on what.
Memiliki Prosedur Keamanan
To ensure your online store data is safe from unauthorized access, ada baiknya jika memiliki serangkaian prosedur keamanan. Hal ini dapat mencakup:
- Requiring your team members to use strong passwords and two-factor authentication when logging in
- Using secure payment gateways, seperti Pembayaran Lightspeed, Garis, atau PayPal
- Updating software regularly and backing up data
- Ensuring every employee completes ecommerce security training.
For more information on protecting your online store, read the article below.
Onboard Before Granting Access
Ensure your new hires and contractors have gone through the onboarding and training process before granting them access, as this will help them navigate through your store and tools efficiently.
Misalnya, if you use Ecwid by Lightspeed as your ecommerce platform, you can give your team members a guided tour on navigating the Ecwid admin. Plus, you can share links to our Bantuan Pusat atau video tutorial.
Assign Permissions Depending on the Role
Create individual user accounts for each employee—never share one account with multiple users. This will help keep track of who did what in the online store. Assign roles and permissions so that each employee can perform their duties with ease.
Revoke Permissions from Former Staff Timely
To ensure the efficiency of your store, it is highly recommended that you periodically review and update the list of staff accounts. By removing any inactive or former staff members from your account, you can safeguard sensitive information and streamline the management of your store’s operations.
If you use Ecwid to sell online, you can see all the staff members who have access to your store on the Account staf page of your Ecwid admin. Di sini, you can edit permissions or revoke access altogether.
Removing staff member access from the Ecwid store
Manage Your Staff Accounts Easily with Ecwid
Now that you’re in the loop about staff permissions and how they can help level up your ecommerce store management, it’s time to take charge.
Dengan Ecwid oleh Lightspeed, you can easily manage who has access to what part of your store in one place. You can assign different permission levels to each user so only authorized staff members can access sensitive information or customer data. Dengan cara ini, you can rest assured that your online business is running smoothly, and your employees are ready to take it to the top!
To learn more about managing your team as a business owner, check out the following resources from our blog and podcast:
- Cara Menyewa dan Mengelola staf untuk Anda Tumbuh Toko Online
- Podcast: Cara Membangun dan Menskalakan Tim Jarak Jauh
- Cara Ambil Liburan Ketika Anda Jalankan Bisnis a
- 8 Pertanyaan untuk Ditanyakan Setiap Freelancer Sebelum Anda Menyewa Mereka
Senang menjual!
