Gmail: Πώς να γράφετε και να διαχειρίζεστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν επαγγελματίας

14 min read

Do you dread having to write and send emails? Do you feel like you’re not doing it correctly or that your messages are coming across the wrong way? Αν είναι έτσι, μην ανησυχείτε – δεν είσαι μόνος! Many people find email to be a difficult task.

But with a little bit of practice, and by using some of the tips and tricks we’ll share with you in this blog post, you can become an email pro in no time!

What is Gmail?

Πρώτα, let’s start with the basics. Gmail is a free email service offered by Google. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να στέλνετε και να λαμβάνετε email από προσωπικούς και επαγγελματικούς λογαριασμούς.

Επιπλέον, Το Gmail προσφέρει πολλές δυνατότητες που κάνουν τη διαχείριση των email σας πιο απλή, συμπεριλαμβανομένου:

Δυνατότητα δημιουργίας φακέλων για την οργάνωση των email σας
Η δυνατότητα να επισημαίνετε τα email σας
Δυνατότητα αναζήτησης συγκεκριμένων email
Η δυνατότητα δημιουργίας υπογραφών
Δυνατότητα προγραμματισμού email

Πώς να ρυθμίσετε έναν λογαριασμό Gmail

Για να χρησιμοποιήσετε το Gmail, you will need to create a Google account. Μόλις δημιουργήσετε έναν λογαριασμό, you will be able to access Gmail by visiting mail.google.com.

Once you’ve created an account, you’ll be asked to provide some basic information, συμπεριλαμβανομένου:

Το όνομα σου
Your email address
Your password
The country you live in

Create a Google Account

How to Send an Email on Gmail

Τώρα που έχουμε καλύψει τα βασικά, let’s talk about how to send emails on Gmail. The process of sending an email is relatively simple:

Πρώτα, compose your message in the “Compose” παράθυρο
Enter the recipient’s email address in the “Προς το” field
Enter the subject of your message in the “Θέμα” field
Write your message in the body of the email
Κάνε κλικ στο “Στείλετε” κουμπί
You can also add attachments to your emails by clicking on the “Attachments” tab and selecting the file you want to attach.

How to Filter Emails in Gmail

One of Gmail’s most valuable features is its ability to filter emails. This means that you can create rules that determine how an email should be treated.

Για παράδειγμα, you can create a filter that automatically archives all of your old emails or one that labels all of your messages with a specific label.

Κάνε κλικ στο Filters and Blocked Addresses tab in the Ρυθμίσεις to create a filter.

GMail - Ρυθμίσεις - φίλτρα

How to Send an Encrypted Email in Gmail

Gmail also allows you to send encrypted emails. Λέγεται Confidential mode.

This means that the contents of your email will be hidden from anyone who might try to intercept it. The actions allowed to do with the email by the recipient will be limited too.

All you need to do is click on the Confidential mode button in the Compose παράθυρο.

Set expiration date and switch on passcode for maximum protection

How to Retrieve Deleted Emails from Gmail

If you accidentally delete an email, μην ανησυχείτε – you can still retrieve it! Gmail stores all of your deleted emails for 30 μέρες, and you can access them by clicking on the Trash folder. If you want to delete an email permanently, select it and click the Delete forever.

How to Recover Gmail Password

If you forget your Gmail password, μην ανησυχείτε – you can recover it! Επίσκεψη https://mail.google.com/ and click on the Forgot password? link to recover your password. You will be asked to provide some basic information, συμπεριλαμβανομένου:

Το όνομα σου
The email address associated with your account
The country you live in

Once you have provided this information, Google will send you a link that will allow you to reset your password.

How to Make a Signature in Gmail

A signature is a short message automatically added at the end of all of your emails. You can create a signature by going to Ρυθμίσεις and scrolling down to the Signature επιλογή του Γενικός.

You can then type your signature into the text field. You can also add a picture or a link to your website. Note that you can create several signatures and switch between them in the Compose τρόπος (when writing an email).

Gmail signature settings

Σπουδαίος! Don’t forget to save the changes after adding a signature!

How to Get to Archived Emails in Gmail

If you want to access emails that you have archived, you’ll have to search for them in the All Mail tab in your right-hand menu. Those email will have an option to send them back to Inbox. Or you can drag them back.

Πώς να διαγράψετε παλιά email στο Gmail

Εάν θέλετε να διαγράψετε παλιά email από τον λογαριασμό σας, you’ll have to filter them out by conducting a search with “πριν:YYYY/DD/MM” command (without commas). You’ll see the list of all emails received before the date in the query. Select the all then and press Delete – Trash icon. If you wish to delete them forever, go to the Trash and delete them forever.

Πώς να αλλάξετε τη διεύθυνση Gmail σας

Εάν θέλετε να αλλάξετε τη διεύθυνση email σας, συγνώμη, you can’t. Ωστόσο, you can add another email address to your Gmail and send mail from another address. Αυτό είναι περίεργο, but someone found this useful.

To add another email go to Ρυθμίσεις και λογαριασμός αυτί.

Gmail add another email

Πώς να επιλέξετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail

Εάν θέλετε να επιλέξετε όλα τα email στα εισερχόμενά σας, you can do so by clicking on the Επιλογή όλων κουμπί στη γραμμή εργαλείων. This will select all of the emails on the page. But you will see a message on the top of the page telling “Ολα 50 conversations on this page are selected” (it can be more depending on your page length settings). Near, Google will suggest you selecting other messages that are beyond that list. Do so.

Στη συνέχεια, μπορείτε να διαγράψετε, κίνηση, ή απαντήστε σε όλους ταυτόχρονα.

Gmail select all messages

Πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Gmail

Εάν θέλετε να προγραμματίσετε ένα email για μεταγενέστερη ημερομηνία, you can do so by choosing a Προγραμματισμός αποστολής option near the Στείλετε button in the Compose παράθυρο. Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε την ημερομηνία και την ώρα που θέλετε να σταλεί το email. Το Gmail θα στείλει το email εκείνη τη στιγμή.

Συμβουλές για τη διαχείριση των email σαν επαγγελματίας

Τώρα που ξέρετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη χρήση του Gmail,

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη διαχείριση των email σας σαν επαγγελματίας:

Δημιουργήστε φακέλους για να οργανώσετε τα email σας: Μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους στο Gmail για να οργανώσετε τα email σας. Αυτό θα διευκολύνει την εύρεση των μηνυμάτων που αναζητάτε.
Χρησιμοποιήστε ετικέτες για να επισημάνετε βασικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για να επισημάνετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό θα διευκολύνει την εύρεση των μηνυμάτων στα οποία πρέπει να ανατρέξετε αργότερα.
Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης για να βρείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Η γραμμή αναζήτησης μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να βρείτε συγκεκριμένα email που αναζητάτε. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν έχετε πολλά email στα εισερχόμενά σας.
Χρησιμοποιήστε φίλτρα για να ταξινομήσετε αυτόματα τα email σας: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για να ταξινομήσετε αυτόματα τα email σας. Αυτό θα διευκολύνει την εύρεση των μηνυμάτων που αναζητάτε.
Αποκλεισμός ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μπορείτε να αποκλείσετε τα ανεπιθύμητα email προσθέτοντας τη διεύθυνση email στο “Αποκλεισμένοι αποστολείς” λίστα. Αυτό θα αποτρέψει την αποστολή των email στα εισερχόμενά σας.
Ενεργοποιήστε τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων: Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων για να αυξήσετε την ασφάλεια του λογαριασμού σας στο Gmail. Αυτό θα απαιτήσει από εσάς να εισάγετε έναν κωδικό επαλήθευσης κάθε φορά που συνδέεστε στον λογαριασμό σας.
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των email σας: Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των email σας εξάγοντας τα σε ένα αρχείο ή εκτυπώνοντάς τα. This will ensure that you have a copy of your emails if something happens to your account.
Delete unnecessary emails: You can delete unnecessary emails to free up space in your inbox. This will make it easier to find the emails that you need.
Schedule emails to be sent at a later date: You can schedule emails to be sent at a later date. This can be helpful if you want to send an email at a specific time.
Χρησιμοποιήστε το “Archive” to store old emails: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το “Archive” to store old emails. This will free up space in your inbox and make finding emails easier.

Συμβουλές για τη σύνταξη επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail

Είστε σε ρολό; τώρα, θα μοιραστούμε μερικές συμβουλές για να σας κρατήσουμε στη σωστή κατεύθυνση.

Πάντα να απευθύνεστε στον παραλήπτη με το όνομα: Όταν στέλνετε ένα email σε συνάδελφο ή πελάτη, είναι σημαντικό να τους απευθυνόμαστε ονομαστικά. Αυτό θα δείξει ότι αφιερώνετε χρόνο για να εξατομικεύσετε το μήνυμά σας και ότι το σέβεστε ως άτομο.
Να είστε σαφείς και περιεκτικοί: Όταν γράφετε ένα email, φροντίστε να κρατάτε τις προτάσεις σας σύντομες και επίκαιρες. Αυτό θα κάνει το email σας πιο ευανάγνωστο και κατανοητό.
Αποφύγετε τη χρήση αργκό ή άτυπη γλώσσα: Η αργκό και η ανεπίσημη γλώσσα μπορεί να κάνουν το email σας να φαίνεται αντιεπαγγελματικό. αντι αυτου, τηρείτε τα τυπικά αγγλικά όταν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός εάν είστε βέβαιοι ότι ο παραλήπτης θα είναι εξοικειωμένος με τους όρους αργκό που χρησιμοποιείτε.
Αποφύγετε τη χρήση συντομογραφιών: Οι συντομογραφίες μπορεί να μπερδέψουν τον παραλήπτη και μπορεί να μην ερμηνευτούν όπως σκοπεύετε. Επομένως, είναι καλύτερο να αποφύγετε τη χρήση τους εντελώς.
Διορθώστε το email σας πριν το στείλετε: Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν στέλνετε ένα email σε πελάτη ή συνάδελφο. Typos and mistakes can make you look unprofessional.
Check the recipient’s email address: Ensure that you have the correct email address before sending your message. If you accidentally send an email to the wrong person, it can be embarrassing and damage your relationship with the recipient.
Format your email using a standard font: Arial or Times New Roman are good choices. They are easy to read and look professional.
Include a clear subject line: The subject line of your email should give the recipient a brief idea of what the email is about. This will help them to decide if they want to read it or not.
End your email with a courteous closing: “Sincerely,” “Best regards,” ή “Ευχαριστώ” are all good choices.

Now that you know how to write professional emails in Gmail, you can feel confident communicating with clients and colleagues. Just be sure to follow these tips, and you will be on your way to sending successful emails.

Emails are Important for a Successful Ecommerce Business

Ecommerce is a huge industry, και υπάρχουν πολλοί τρόποι για να πουλήσετε online. Αλλά, no matter what type of επιχείρηση ηλεκτρονικού εμπορίου έχεις, ένα email θα είναι πάντα ένα ουσιαστικό μέρος της διαδικασίας.

Ecwid μπορεί να σας βοηθήσει get your online store up and running while providing helpful resources like managing listings on multiple sites, παραγγελίες, παρακολούθηση αποθέματος, κι αλλα. Ξεκινήστε δωρεάν σήμερα και δείτε πώς μπορεί να βοηθήσει το Ecwid!

Πουλήστε στο διαδίκτυο

Με το Ecwid Ecommerce, you can easily sell anywhere, σε κανέναν - σε ολόκληρο το Διαδίκτυο και σε όλο τον κόσμο.

Ξεκίνα

Παραμορφώνω 9, 2022

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Max has been working in the ecommerce industry for the last six years helping brands to establish and level-up content marketing and SEO. Εκτός από αυτό, he has experience with entrepreneurship. He is a fiction writer in his free time.